Guía del Usuario: Formulario para Instr. de Embarque

La Instrucción de Embarque es muy parecida a un Conocimiento de Embarque.

Dependiendo de que funcionalidad usted ha escogido para abrir la Instrucción de Embarque, usted puede ya sea crear una nueva Instrucción de Embarque para su reservación o actualizar una ya existente. También puede utilizar el formulario para enviar otra carga parcial o una
instrucción para dividir su Conocimiento de Embarque.

Puede encontrar en la lista de enlaces a la derecha de esta página instrucciones de cómo llenar el formulario, cómo extenderlo dinámicamente y cómo enviarlo a Hapag-Lloyd.

Nota: Para abrir, ver y procesar el formulario PDF, usted requiere de Adobe Reader, por lo menos la versión 7.0.9 o una más reciente.

Topic: Datos pre-llenados por Hapag-Lloyd

Hapag-Lloyd pre-llena el documento con datos de su reservación:

  • No de Embarque (No de Reservación)
  • Buque(s) y Viaje(s)
  • Puertos de carga y descarga
  • Lugares de aceptación y entrega
  • Tipo de Movimiento
  • Cantidad de Contenedores
  • Números de Contenedores (si ya están definidos)
  • Sellos de Contenedores (si ya están definidos)
  • Números de Conocimiento de Embarque (si ya están definidos)
  • Número del Housebill (si ya está definido)

Topic: Resaltar campos editables

El formulario contiene varios campos editables. En la esquina superior derecha del Adobe Reader usted encontrara dos cajas de chequeo para resaltar estos campos.

Checkbox: Resaltar Campos

Para ver cuales secciones puden ser editadas en el formulario, marque esta caja.

Checkbox: Resaltar Campos Requeridos

Para ver todos los campos obligatorios, marque esta caja.

Topic: Seleccione el tipo de B/L

Seleccione 'Create a New B/L Instruction' o 'Change a previously sent B/L Instruction'

Usted necesita indicar si Hapag-Lloyd debe utilizar su Instrucción de Embarque para crear un nuevo B/L o si usted desea someter cambios a una Instrucción de Embarque enviada previamente. Por favor seleccione la opción apropiada de la lista de selección en la primera página..

Especialmente si usted desea enviar cambios, por favor asegurese de seleccionar la opción 'Change Previously sent B/L Instruction', de otra forma, se creará un nuevo B/L automáticamente.

Seleccione 'Make Another Part Load / Split B/L Instruction'

Si usted necesita más de un B/L para un Número de Embarque (reservación), por favor seleccione 'Make Another Part Load / Split B/L Instruction'. Esto creará automáticamente un nuevo B/L para cada Instrucción de Embarque que usted envíe.

Topic: Editar datos en campos restantes

Ingreso de sus datos

Usted puede ingresar datos directamente en los campos editables o pude utilizar copiar y pegar (CTRL+C / CTRL+V) para importar datos de otras fuentes.

Indicador: To Order

Si el consignatario aun no esta definido, usted puede utilizar el indicador 'To Order' y editar la clausula correspondiente (ej. 'To Order of Shipper').

Campos: Customer references

Como buena práctica, se recomienda que incluya sus referencias de cliente específicas ya sea en el campo 'Shipper’s Reference' o en 'Consignee’s Reference'. Por favor tome nota que si usted incluye una 'Referencia', usted también necesita proveer la "Dirección' correspondiente (embarcador o consignatario).

Campo de Selección: B/L number

Los números de B/L pre asignados se muestran en el campo 'B/L Number'. Por favor seleccione el número de B/L relevante si usted necesita actualizar el B/L.

Campo: Tarifa Desglosada (5-part-tariff)

Los cargos de la tarifa desglosada (5-part-tariff) deben definirse como pre-pagados o por cobrar. Esto puede hacerse de manera individual o simultánea seleccionando 'All Prepaid' / ' All Collect'. Cargos de acarreo terrestre en origen o destino solo pueden establecerse para movimientos a puerta.

Campos: Place of Receipt y Place of Delivery

Por favor tome nota que usted recibirá un mensaje de advertencia si ingresa información en los campos 'Place of Receipt' y/o 'Place of Delivery' si no se han definido estos lugares en la reservación. En caso que estos campos sean requeridos para una Carta de Crédito, usted puede ignorar esta advertencia..

Campos para: Datos relacionados con Contenedor y Carga

El formulario contiene tantos contenedores como aparecen en la reservación (y posiblemente también los números de contenedores) así como una carga por contenedor. El formulario puede extenderse dinámicamente para ingresar más o menos contenedores/carga.

Campos para: Información de las 24 Horas (AMS/ACI)

Si el puerto de descarga de su embarque está en un país con una regulación válida de la llamada 'Regla de Seguridad de las 24 Horas' (Ej. AMS and ACI) es necesario someter quien es el Embarcador Verdadero y el Ultimo Consignatario, puerto de descarga y destino final al departamento de Aduanas y Seguridad Territorial en el país de último destino.

Si usted está registrado como un 'self-filer' con las autoridades de aduanas, usted debe marcar la caja de 'AMS/ACI self filer' e ingresar su código de aduana para la transmisión.

Si usted desea que Hapag-Lloyd le provea a aduanas de EU / Canadá información relevante para aduanas, por favor incluya detalles del embarcador real y del último consignatario.  De ser así, usted necesita extender el formulario con los datos para la Regla de 24 Horas.

Topic: Extender el documento dinámicamente

El documento contiene todos los campos que se necesitan usualmente para proveer toda la información para una Instrucción de Embarque. Si usted necesita espacio adicional para su información, el documento puede extenderse dinámicamente:

Dirección del Notificante

Ingrese la dirección del notificante en el campo apropiado. Si necesita proveer más direcciones de notificantes, simplemente haga clic en el botón de “Add more” junto al campo de la dirección del notificante.

Notas

Ingrese sus notas en el campo apropiado. Si necesita más líneas para notas adicionales, usted puede hacer clic en el botón de “Add more” junto al campo de Remarks.

 

Cuando usted hace clic en cualquiera de los botones “Add more”, se inserta una página adicional al documento. Esta página contiene campos para un 2do y 3er notificante y notas adicionales.

Si usted no necesita esta segunda página, simplemente haga clic en el botón “Remove this page”.

Nota: Cualquier información que usted haya ingresado en esta página se perderá cuando sea removida.

Topic: Extender los campos para contenedor y carga

Los campos para información de contenedor y carga pueden ser extendidos dinámicamente. Usted puede copiar, añadir y remover contenedores y carga.

Nota: Cuando remueva carga y / o contenedores, cualquier información que usted haya ingresado en esta página se perderá. Adicionalmente, una Instrucción de Embarque debe contener por lo menos un contenedor y una descripción de carga. Por lo mismo, el último contenedor / carga no puede ser removido.

Adicionalmente, usted puede editar la información del Housebill. Haga clic en el botón respectivo para extender el formulario con los campos del embarcador real y el último consignatario.

Topic: Extender el documento para datos de la regla de 24 Horas (AMS/ACI)

Botón: Edit (Housebill)

Al lado derecho de cada sección de 'Container y Cargo' usted encontrará el botón 'edit'. Haga clic en este botón para extender el formulario con información de la regla de 24 Horas.

Campo de Selección: House B/L No

Usted puede ingresar el número del House B/L en este campo. Hapag-Lloyd puede haber pre-seleccionado números de Housebill para la regla de 24 horas para el “Embarcador Real y el Consignatario Final”. Si aún no hay números de Housebill en el sistema, el valor por defecto es “create new”. El resultado de esto será que Hapag-Lloyd creará un nuevo número de Housebill.

Campos: True Shipper y Ultimate Consignee

Ingrese el embarcador verdadero y el consignatario final en los campos respectivos. Usted puede añadir y remover más secciones de información para el Housebill.

Botón: Copy Master B/L

Copia la información respectiva del B/L Maestro.

Campo: Cargoes Availabe

Dentro de este campo usted encontrará la carga de su reservación que necesita ser asociada a una combinación de Embarcador / Consignatario.

Campo: Cargoes Linked to this Shipper/Consignee Combination

Dentro de este campo usted encontrará la carga que ya está asociada a la respectiva combinación de Embarcador / Consignatario.

Botones para asociar carga

Para asociar la carga a la combinación respectiva de Embarcador / Consignatario, seleccione una de las entradas existentes en el
campo 'Cargoes Available' y utilice el botón con el símbolo de  '>' (flecha simple apuntando hacia la derecha).
Para asociar la carga en toda la lista a la combinación respectiva de Embarcador / Consignatario, utilice el botón con el símbolo '>>' (flecha doble apuntando hacia la derecha).

Botones para desasociar carga

Para asociar la carga de la combinación respectiva de Embarcador / Consignatario, seleccione una carga en el campo  'Cargoes linked to this Shipper /Consignee Combination' y utilice el botón con el símbolo '<' (flecha simple apuntando hacia la izquierda).
Para desasociar la carga en toda la lista de la combinación respectiva de Embarcador / Consignatario utilice el botón con el símbolo '<<' (flecha doble apuntando hacia la izquierda)..

Nota: Para las aplicaciones de aduana es necesario que para cada carga se defina un embarcador real y último consignatario. Por lo tanto asegúrese de asociar cada una de las cargas a una combinación de Embarcador / Consignatario.

Botón: Add

Por medio de este botón usted puede añadir cuantos 'Embarcadores Reales' y 'Consignatarios Finales' necesite para su Instrucción de Embarque.

Botón: Remove

Por medio de este botón usted puede remover una sección innecesaria de 'Embarcador Real y Ultimo Consignatario'.

Topic: Formato de los datos

El formato de los datos ingresados será revisado automáticamente.

Cuando se espera un formato específico, el documento hará una revisión automática de lo ingresado para asegurar una máxima calidad de la información.

Campos que esperan un formato específico son por ejemplo Número de B/L, números de contenedor y unidades.

Se espera que los números de contenedor cumplan con el estándar ISO. (Ej. 4 caracteres, 2 espacios en blanco, 7 dígitos: ‘ABCD  1234567’)

Si usted ingresa un número de contenedor válido que tiene un formato diferente (Ej. sin espacios entre el prefijo y el número) se le dará automáticamente un formato que cumpla con la norma ISO.

Si su contenedor no cumple realmente con la norma ISO, usted será informado.

Topic: Cree / Use borradores

Si usted inició el proceso de sus Instrucciones de Embarque y necesita interrumpir su trabajo, puede guardar el formulario sin terminar como un borrador.

Simplemente presione el botón 'Save as Draft' en la parte derecha del formulario PDF.

Una caja de dialogo le pedirá que guarde el borrador en línea o localmente.

Caja de diálogo - Botón: Guardar en Línea

Con esta opción usted guardará su borrador en la pantalla de detalles delas Instrucciones de Embarque en la página de Hapag-Lloyd. Aquí usted tiene la posibilidad de manejar y procesar fácilmente sus borradores. También puede ver la sección de 'Detalles de Instrucciones de Embarque / Tabla de Información' en esta Guía de Usuario.

Caja de diálogo - Botón: Guardar localmente

Con esta opción usted guardará su borrador localmente en su propio computador. Para continuar el proceso, deberá abrirlo desde allí.

Topic: Cree / Use su propia plantilla

Usted puede crear sus propias plantillas para sus Instrucciones de Embarque. Estas plantillas pueden ser utilizadas para ahorrarle tiempo en la entrada de datos para sus negocios repetitivos.

Cree una Plantilla

Llene en el formulario la información que le gustaría guardar dentro de su plantilla o abra un Instrucción de Embarque que ya envió para utilizarla como información para la plantilla. Para guardar el formulario como plantilla, haga clic en el botón 'Save as Template' en la primera página del formulario.

En la siguiente caja de diálogo, elija si desea guardar la plantilla en el Listado de Plantillas en Línea o en su sistema de archivo local. Si la guarda en el Listado de Plantillas en Línea, esto le permite manejar sus plantillas fácilmente dentro de la página web de Hapag-Lloyd.

Para guardar las plantillas localmente, encuentre o cree una carpeta apropiada para guardar las Plantillas de Instrucciones de Embarque PDF de Hapag-Lloyd en su sistema de archivos local. El archivo será guardado en formato XML.

Importe datos desde sus plantillas

Para importar datos de una plantilla guardada previamente, haga clic en el botón 'Import Template' en la primera página. Dependiendo de cómo ha guardado su plantilla, puede seleccionar el archivo apropiado en el Listado de Plantillas en Línea o en su sistema local de carpetas. (Debe ser un archivo XML)

Nota: Los datos que ya estén ingresados el la Instrucción de Embarque actual nunca serán sobrescritos. Ej. Solo los campos vacios serán llenados desde la plantilla.

Cualquier información de contendor o carga de la plantilla será adicionada al final del documento. Esto le permite mezclar información a través de la importación consecutiva desde más de una plantilla.

Los números de contendor nunca son importados desde las plantillas ya que no serían relevantes para nuevos embarques. Si el documento pre-llenado llega con algún número de contenedor, usted puede simplemente copiarlos al campo de número de contenedor de la información importada. Luego, solo remueva el ítem de contenedor pre-llenado.


Topic: Envíe su formulario a Hapag-Lloyd

Después de enviar sus Instrucciones de Embarque a Hapag-Lloyd, por favor asegúrese de proveer toda la información obligatoria. Con Adobe Reader 7 usted puede resaltar los campos requeridos en el formulario haciendo clic en “Highlight required fields”.  Con Adobe Reader 8 los campos obligatorios son resaltados automáticamente junto con las tablas editables.

Si usted intenta enviar el formulario PDF sin toda la información requerida, le aparecerá un mensaje de error.

Botón: Send Form

Para enviar su Instrucción de Embarque PDF a Hapag-Lloyd simplemente haga clic en “Send Form” en la primera página.

Una caja de diálogo le pedirá que elija entre 2 posibilidades para enviar el formulario, vía correo electrónico o en línea.

Caja de dialogo- Botón: Submit Online

Este botón enviará su formulario en línea a Hapag-Lloyd. Si su sesión de internet con la página de Hapag-Lloyd ha expirado o no ha sido establecida (porque está enviando el formulario directamente desde su sistema local de carpetas) se le pedirá que ingrese sus credenciales para ser autenticadas por la página de Hapag-Lloyd. Someter su formulario en línea es la opción preferida ya que usted puede descargar y revisar nuevamente los formularios que usted ha enviado previamente.

Caja de dialogo- Botón: Send Email

Utilice este botón para enviar su formulario por correo electrónico, si usted no desea someterlo en línea o si no tiene acceso temporalmente a la internet. Un nuevo correo electrónico en su cliente estándar de correo será creado. La dirección electrónica de Hapag-Lloyd ya está insertada. Puede enviar el correo tal cual es creado.

Caja de dialogo- Botón: Continue

Después de enviar su Instrucción de Embarque PDF, usted puede continuar trabajando con el formulario. Ej. guardar o enviar otro B/L de carga parcial, al presionar ese botón en la siguiente caja de dialogo.

Caja de dialogo - Botón: OK

Para regresar a la sección de Negocios en Línea de Hapag-Lloyd después de someter su Instrucción de Embarque PDF, utilice este botón.

Service: Shipping Instruction Form

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