KV Invoice Dispute Stage x

Einfache Echtzeit-Lösung für die Verwaltung von Unstimmigkeiten bei Rechnungen.

Invoice Dispute

Noch nie war es so einfach, eine fehlerhafte Rechnung zu beanstanden! Mit unserem Tool zur Rechnungsbeanstandung können Sie uns ganz einfach auf Unstimmigkeiten in einer Ihrer Rechnungen hinweisen.
 
Lassen Sie sich von fehlerhaften Rechnungen nicht von Ihrem Kerngeschäft ablenken – mit unserem neuen Widerspruchsformular profitieren Sie von einem einfachen Prozess der Rechnungsbeanstandung. 

Sie können nicht nur direkt im Tool einen Widerspruch einlegen, sondern auch den Status und Bearbeitungsfortschritt einsehen – ohne den Kundenservice kontaktieren zu müssen. Für noch mehr Transparenz sorgen detaillierte Auskünfte und die Möglichkeit, eine Zweitprüfung anzufordern. 

Zum neuen Widerspruchsformular

Ihre Vorteile

Klarer Prozess

Um die Rechnungsbeanstandung möglichst einfach und unkompliziert zu gestalten, werden Sie Schritt für Schritt durch einen intuitiven Prozess geführt, in dem alle erforderlichen Angaben erfasst werden.

Sofortige Reklamation

Mit unserem Online-Tool können Sie sofort Widerspruch einlegen und erhalten eine individuelle Fallnummer in Echtzeit – ohne langwierige manuelle Vorgänge.

Intuitive Statusübersicht

Nach Einreichung erhalten Sie ausführliche Informationen zu Ihrem Widerspruch, einschließlich Status.

Wichtigste Funktionen

  • Neuen Widerspruch einreichen: Nach Angabe der wichtigsten Informationen können Sie eine Rechnung ganz einfach mit nur einem Klick online beanstanden. 

  • Einreichung mehrerer Rechnungen:  Um den Prozess zu erleichtern, können Sie bis zu 10 Rechnungen gleichzeitig beanstanden. Klicken Sie im Widerspruchsformular einfach auf „Add Invoice“, um weitere Rechnungen hinzuzufügen. 
  • Strukturierte Übersicht: Profitieren Sie von einer strukturierten Übersicht über alle relevanten Informationen zu Ihren beanstandeten Rechnungen, z. B. Buchungsnummer, Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag und Bearbeitungsstatus. 
  • Detaillierte Informationen: Lassen Sie sich Ihren Widerspruch detailliert aufschlüsseln, einschließlich Antworten von Lloyd und weiterer Angaben. 
  • Zweitprüfung: Sie sind mit dem Ergebnis Ihres Widerspruchs unzufrieden? Wenn Sie glauben, dass etwas übersehen wurde, können Sie uns auffordern, einen Widerspruch erneut zu prüfen. 

So funktioniert die Rechnungsbeanstandung

In unserem Video-Tutorial zeigen wir Ihnen, wie Sie ganz einfach die Rechnungsbeanstandung verwenden.

Häufig gestellte Fragen

Ja. Sie können eine Rechnung mehrmals beanstanden. Es ist jedoch nicht möglich, für dieselbe Rechnung einen zweiten Widerspruch unter Angabe desselben Grundes einzureichen. In diesem Fall wird das System eine Fehlermeldung ausgeben. 

Ja. Sie können eine Rechnung mehrmals beanstanden. Es ist jedoch nicht möglich, für dieselbe Rechnung einen zweiten Widerspruch unter Angabe desselben Grundes einzureichen. In diesem Fall wird das System eine Fehlermeldung ausgeben. 

Derzeit können Sie nur die 10-stellige Hapag Lloyd Rechnungsnummer eingeben. Wir prüfen jedoch derzeit, wie wir künftig auch lokale bzw. weitere Rechnungsnummern in das Online-Formular aufnehmen können. 

Ja. Wenn Sie auf die Widerspruchsnummer klicken, werden Ihnen ausführliche Informationen zu Ihrem Widerspruch angezeigt. Eine mögliche Stellungnahme von Hapag-Lloyd zur Gültigkeit Ihres Widerspruchs findet sich ebenfalls darunter. 

Aktuell stehen in unserem Online-Formular lediglich die Beanstandungsgründe zur Auswahl, die von unserem internen System bereitgestellt werden. Eine Beanstandung einzelner Rechnungspositionen ist derzeit nicht möglich, gehört jedoch zu den Funktionen, die wir künftig in unseren Prozess der Rechnungsbeanstandung integrieren wollen. 

Ja. Derzeit haben Sie die Möglichkeit, bis zu fünf Dateien mit einer Größe von jeweils 5 MB pro Beanstandung hochzuladen. Zulässige Dateiformate sind: JPG, JPEG, PDF und PNG. 

Alle Kunden, die sich vollständig auf der Website von Hapag-Lloyd registriert haben, können unser Online-Tool nutzen, um eine Rechnung zu beanstanden und Beanstandungsfälle einzusehen. 

Jede Beanstandung muss einem vollständig registrierten Account als Ansprechpartner zugeordnet werden können, damit wir über alle erforderlichen Informationen verfügen. Aus Sicherheitsgründen ist die Verbindung zwischen der Website und unserem internen System ebenfalls nur für registrierte Nutzer autorisiert. 

Ja. Sie können jeden Widerspruch, den Sie in den vergangenen 90 Tagen bei Hapag Lloyd eingereicht haben, einsehen und den Bearbeitungsfortschritt online verfolgen. Sie haben außerdem die Möglichkeit, gezielt nach bestimmten Beanstandungsfällen bzw. Rechnungen zu suchen.

Die Übersicht zeigt alle Beanstandungsfälle der vergangenen 90 Tagen an, bei denen Sie der Rechnungsempfänger sind. Wenn Sie Ihren Widerspruch vor mehr als 90 Tagen eingereicht haben oder nicht der Empfänger der beanstandeten Rechnung sind, wird der Beanstandungsfall nicht angezeigt. Möglicherweise weiten wir die Übersicht zukünftig auf alle Beanstandungsfälle aus. 

Wenn Sie in der Übersicht einen Widerspruch mit dem Status „In Review“ sehen, bedeutet dies, dass dieser aktuell von Hapag-Lloyd geprüft wird.

In manchen Fällen kann ein Widerspruch nicht automatisch erstellt werden – zum Beispiel, wenn der Nutzer oder Ansprechpartner nicht vollständig in unserem System registriert ist. Aber keine Sorge! In diesen Fällen werden alle Angaben zu Ihrem Widerspruch an unser Team weitergeleitet, das den Widerspruch dann manuell erstellt. Sie müssen Ihren Widerspruch nicht erneut einreichen oder uns direkt kontaktieren. 

Ja, Sie können online eine zweite Prüfung beantragen. Die entsprechende Option finden Sie auf der Seite mit den Details der Beanstandung. Sie müssen einen Grund für die Beantragung angeben und können auch Dokumente hinzufügen. 

Sie können eine erneute Prüfung beantragen, wenn die Beanstandung bei der Erstvalidierung durch Hapag-Lloyd abgelehnt wurde – dies gilt aber nur, wenn die betreffende Rechnung zum Zeitpunkt Ihres Antrags nicht bereits storniert wurde.  

Nachdem Sie eine Rechnung online beanstandet haben, bemühen wir uns, Ihren Widerspruch innerhalb von 5 Werktagen zu bearbeiten.