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Letter of Authority

Schnell. Papierlos. Effizient. 

Letter of Authority

Sie möchten bei der Erteilung einer Vollmacht an Ihre Partner künftig auf lästiges Ausfüllen, Unterschreiben und Stempeln von Dokumenten verzichten? Beschleunigen Sie Ihren Prozess und nutzen Sie unsere digitale Lösung „Letter of Authority“! Mit diesem Tool übermitteln Sie Ihren LOA innerhalb von Sekunden.

Letter of Authority

Wir haben ein einfaches, benutzerfreundliches Formular entwickelt: Anstatt Ihre Unterlagen aufwändig hochzuladen, müssen Sie einfach nur die Pflichtfelder ausfüllen – wir kümmern uns um den Rest.

Ihre Vorteile 

Schnellere Bearbeitung 

Optimierte Dateneingabe für eine schnellere Bearbeitung. Eine Einreichung, fortlaufende Übertragung für künftige Transporte (mit einem General-LOA). 

Letter of Authority

Effizientere Prozesse 

Unser digitales Letter of Authority-Formular erleichtert den Prozess, da klar zu sehen ist, welche Informationen Sie bereitstellen müssen. 

Papierlose Lösung 

Eine einfache, digitale Lösung – ohne Ausfüllen, Ausdrucken, Unterschreiben und Stempeln von Dokumenten. 

Das Wichtigste auf einen Blick 

Ein Letter of Authority …

… bevollmächtigt einen Dritten, eine Sendung im Auftrag des Empfängers abzuholen.

… gilt für verschiedene Szenarien – ob für einen einzigen Bill of Lading oder alle Sendungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums.

… kann je nach Hafen oder Versender individuell gestaltet werden. 

So nutzen Sie Letter of Authority 

Mit unserem Prozess übermitteln Sie Ihren LOA schnell und unkompliziert: Füllen Sie einfach die Pflichtfelder aus – Dokumente müssen nicht hochgeladen werden. Wir benachrichtigen Sie, sobald der LOA bei uns eingegangen ist. Dabei senden wir Ihnen nicht nur eine Kopie der von Ihnen bereitgestellten Informationen, sondern informieren Sie auch, sobald der LOA von unserem Kundenservice bewilligt wurde. 

So funktioniert’s:

  1. Nach Anmeldung oder Registrierung für unsere Online Business Suite gehen Sie zu unserem Tool Letter of Authority. 
  2. Wählen Sie die gewünschte Art des Letter of Authority und füllen Sie alle Pflichtfelder aus.  
  3. Klicken Sie auf „Submit Letter of Authority“, um die Angaben an unsere Teams zu senden.  
  4. Auf dem Bestätigungsbildschirm wird Ihnen die LOA-Referenznummer angezeigt. Bitte geben Sie diese bei Rückfragen an.  

Falls Sie einen befristeten General-LOA eingereicht haben, werden wir Sie kurz vor Ablauf des LOA benachrichtigen. 
Darüber hinaus setzen wir den Bevollmächtigten in Kenntnis, wenn dieser für einen bestimmten Bill of Lading bevollmächtigt wurde. 

Insgesamt führt unser Prozess zu mehr Transparenz und erweiterten Self-Service-Möglichkeiten. Schließlich werden wir den General-LOA nicht nur speichern, sondern auch mit dem entsprechenden Bill of Lading verknüpfen und die Freigabe einleiten, sofern alle Voraussetzungen wie z. B. Zahlungseingang oder Abgabe des Bill of Lading erfüllt sind. 

Häufig gestellte Fragen

Der auf dem Bill of Lading genannte Empfänger („Consignee“) ist befugt, einen Letter of Authority einzureichen. 

Sie können einen beliebigen Partner bevollmächtigen. 

Wir bieten zwei Arten von Vollmacht (Letter of Authority): eine Einzelvollmacht (Einzel-LOA) und eine Generalvollmacht (General-LOA). Mit dem Einzel-LOA können Sie einen Dritten bevollmächtigten, eine freigegebene Sendung für einen bestimmten Bill of Lading am Zielhafen abzuholen. Mit dem General-LOA können Sie einen Partner bevollmächtigen, innerhalb eines festgelegten Zeitraums die freigegebene Ladung aller eingehenden Sendungen am Zielort abzuholen. Wählen Sie die Variante, die Sie benötigen. 

Wenn Sie sich für einen Einzel-LOA entscheiden, müssen Sie eine Bill of Lading-Nummer angeben, da die Vollmacht nur für einen bestimmten Transport gilt. Für einen General-LOA geben Sie bitte die entsprechenden Fristen (gültig ab/bis oder unbefristet) und bei Bedarf die Häfen oder Standorte sowie den Versender an. 

Sie können einen Letter of Authority vor Abholung Ihrer Ladung einreichen. Wir empfehlen Ihnen, den Letter of Authority vor Ablauf der Freizeit anzufordern, um zu verhindern, dass weitere Lagerkosten entstehen.   

Wenn Sie einen Letter of Authority widerrufen oder ändern müssen, wenden Sie sich bitte per E-Mail unter Angabe der LOA-Referenznummer an unser lokales Kundenservice-Team. Unsere Mitarbeitenden führen Sie jederzeit gerne durch die notwendigen Schritte und stellen Ihnen alles bereit, was Sie wissen müssen. 

Wenn Sie mehrere Transporte mit einem Letter of Authority abwickeln möchten, sollten Sie einen General-LOA erteilen. Damit bevollmächtigten Sie einen Partner Ihrer Wahl, Ihren Bill of Lading innerhalb eines festgelegten Zeitraums abzuholen. Leider ist es derzeit nicht möglich, mehrere Einzel-LOA einzureichen. 

Nach Erhalt Ihres Antrags auf Erteilung eines Letter of Authority wird unser lokales Kundenservice-Team den Bevollmächtigten prüfen. In der Regel dauert dieser Prozess bis zu zwei Werktage. Wir werden Sie im Falle der Bewilligung oder bei offenen Fragen sofort per E-Mail benachrichtigen. 

Die Ankunftsbestätigung und die Containerfreigabe werden an den Bevollmächtigten gesendet. Auf Wunsch wird auch die Collect-Rechnung an den Bevollmächtigten übermittelt. Der Bevollmächtige hat außerdem Zugang zur Ansicht der bevollmächtigen Sendungen auf der Hapag-Lloyd Online Business Suite.