User Guide: Shipping Instructions

Herzlich willkommen beim Online-Tool Shipping Instructions von Hapag-Lloyd! 

Über diese Plattform können Sie Verschiffungsinstruktionen online übermitteln, um eine reibungslose Erstellung von Bills of Lading (B/L) und die korrekte Bearbeitung Ihrer Versanddokumente zu gewährleisten. Dieses Benutzerhandbuch richtet sich an Kunden, die Waren weltweit verschiffen und Verschiffungsinstruktionen zu Ihren Buchungen übermitteln müssen. 

1. Anmeldung und Menüführung 
2. Verschiffungsinstruktionen erstellen 
3. Nach der Übermittlung 
4. Häufig gestellte Fragen 

Geben Sie Ihre Buchungsnummer in das Suchfeld ein und klicken Sie auf „Find“. 

1. Buchungs- und B/L-Nummer 

Ihre B/L-Nummer wird auf Grundlage einer Buchungsanfrage erstellt oder nach der Erstellung des Dokuments neu vergeben. 

Alternativ können Sie eine Vorlage oder einen gespeicherten Entwurf nutzen. 

4. Zahlungsbedingungen und Zahlungspflichtige 

Die Gebühren für den Abgangshafen, die Seefracht, den Bestimmungshafen und den Transport vom Abgangs- zum Bestimmungsort (sofern zutreffend) können wie folgt festgelegt werden: 

• Prepaid (Origin)
• Collect (Collect)
• Prepaid (Elsewhere)

Geben Sie den Zahlungspflichtigen für die Prepaid- und/oder Collect-Zahlung ein. Geben Sie bei „Elsewhere“ den Namen und die Adresse des Zahlungspflichtigen manuell ein.

5. Dokumentenausstellung

• Anzahl der Freighted Original-B/Ls 
• Anzahl der Freighted Copies 
• Anzahl der Unfreighted Original-B/Ls 
• Anzahl der Unfreighted Copies 
• Art des Dokuments: Original, Sea Waybill oder eB/L; im Falle eines eB/L ist der Anbieter in Kenntnis zu setzen 
• Rechnungsreferenz (optional) 
• Zustellung des ersten B/L Draft an: Geben Sie die E-Mail-Adresse an, an die eine Kopie des BL Draft nach Bearbeitung der Verschiffungsinstruktionen geschickt werden soll 
  

6. Anmerkungen

Fügen Sie allgemeine Anmerkungen oder Anweisungen zur Abwicklung der Verschiffungsinstruktionen hinzu. 

7.  Vorschau und Übermittlung

„Shipping Instructions“ bietet Ihnen die neue Funktion Preview Before Submit. So haben Sie die Möglichkeit, alle Ihre Angaben in einem klaren und übersichtlichen Format zu prüfen, bevor Sie Ihre Verschiffungsinstruktionen endgültig übermitteln. 

Diese Funktion steht Ihnen jederzeit zur Verfügung – sie ist in der unteren Leiste fixiert. 

Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster mit allen Ihren Angaben, sortiert nach Abschnitt (z. B. Adressen und Referenzen, Container, Zahlungsbedingungen usw.). 

Falls Sie feststellen, dass etwas geändert werden muss, klicken Sie in der Vorschau auf Edit. Sie werden dann zwecks Korrektur direkt zum entsprechenden Abschnitt im Formular weitergeleitet. 

Sie haben außerdem die Möglichkeit, die Vorschau per Klick auf Download Preview als PDF-Datei für Ihre Unterlagen zu speichern.

Sie sehen eine Bestätigungsmeldung mit einer Zusammenfassung Ihrer übermittelten Daten. 

Diese können Sie speichern oder für Ihre Unterlagen ausdrucken. 

Im Rahmen unserer Qualitätsversprechen gewährleisten wir eine genaue und pünktliche Bereitstellung Ihres BL Draft für die Verschiffungsinstruktionen innerhalb von zwei Stunden.

This guide is designed to provide you with clear instructions on how to complete the customs section of the Shipping Instructions process, ensuring that your shipments comply with all necessary regulations, are processed smoothly, and avoid delays. In this guide we will walk you through the simple steps involved in filling out the customs section of the Shipping Instructions online solution. 

By using this system, you will be able to:

• Streamline Customs Documentation: Easily provide the necessary information for customs clearance. 
• Avoid Delays and Penalties: Ensure all required information is submitted correctly to prevent shipment holdups or fines. 
• Stay Compliant: Follow the correct procedures to ensure your goods meet the legal requirements of customs authorities. 

Country- Specific / Customs Requirements

• Selecting Your Customs Requirements: To ensure smooth processing of your shipments, please refer to the “Country- Specific & Customs Requirements” section, which is tailored to different customs scenarios. Select the option that best fits your shipment’s situation.
• Identify Your Shipment’s Requirements: Depending on the nature of your shipment, you may need to choose specific customs options. For example, if your shipment is subject to ICS2 (Import Control System 2) requirements, ensure that you select the corresponding option.
• Input Mandatory Information: After selecting your options, the system will prompt you to enter the required details for your scenario.
   

By following these steps, the system will guide you through the process of submitting the necessary customs data, ensuring compliance and smooth clearance of your shipment.

You can find the ICS2 Guideline for Import Cotnrol System filing here.

You can find the specific FAQs for Entry Summery Declaration (ENS) on our website.