Digitalización del proceso de documentación de embarque

Documentación de embarque tradicional: un proceso manual

En el pasado, la documentación de los embarques era un proceso que requería mucho trabajo:

• Creación y aprobación del bill of lading: probablemente el documento más importante del transporte marítimo. El B/L sirve como contrato entre el expedidor y la naviera, como recibo de la carga y como documento de titularidad. Normalmente se emitía en papel, lo que requería firmas manuales y un extenso papeleo, especialmente cuando se trataba de cambios y aprobaciones.
  

• Masa bruta verificada (VGM): una declaración del peso de la carga, exigida por la Organización Marítima Internacional (OMI). Los expedidores tenían que pesar manualmente los contenedores y presentar la información VGM por fax o en un correo electrónico escrito y formateado manualmente.
• Instrucciones de embarque: las instrucciones de embarque incluyen información detallada sobre la carga, como el tipo, la cantidad y el destino. A menudo se rellenaban manualmente y se enviaban por correo electrónico, correo tradicional o fax, lo que provocaba retrasos y posibles errores debido a los esfuerzos manuales y, en ocasiones, a los diferentes horarios de trabajo de las partes.

Ventajas de la digitalización de la documentación de embarque

La digitalización de estos procesos aporta numerosas ventajas, aumentando la eficiencia, la precisión y la transparencia de las operaciones de transporte. He aquí algunas ventajas que ofrece la digitalización.

1. Mayor eficiencia:

• Procesamiento más rápido: las herramientas digitales agilizan la creación, aprobación y presentación de documentos, reduciendo los plazos de entrega de días a minutos.
• Automatización: los flujos de trabajo digitales eliminan la introducción manual de datos, minimizando los errores humanos y agilizando las operaciones.

2. Mayor precisión:

• Reducción de errores: los formularios digitales y las comprobaciones de validación de datos reducen significativamente el riesgo de errores habituales en la documentación manual.
• Coherencia: los sistemas automatizados garantizan que todos los documentos sean coherentes y estén actualizados, lo que mejora la calidad general de la documentación.

3. Mayor transparencia y seguridad:

• Tiempos de procesamiento más rápidos: los documentos digitales pueden crearse y monitorearse más rápidamente dentro de las herramientas digitales, proporcionando transparencia y mejorando la trazabilidad de los embarques.
• Manejo seguro de los datos: las plataformas digitales ofrecen funciones de seguridad avanzadas, como el cifrado y los controles de acceso, que garantizan la integridad y confidencialidad de la información sensible, especialmente en la documentación de los envíos.

4. Ahorro de costos:

• Reducción del papeleo: la eliminación de los documentos en papel reduce los costos de impresión, franqueo y almacenamiento.
• Menores costos de operación: la optimización de los procesos reduce la necesidad de mano de obra y los gastos administrativos, lo que supone un importante ahorro de costos.
  

Herramientas digitales para la gestión de la documentación en Online Business Suite

Nuestra Online Business Suite es una plataforma digital integral diseñada para simplificar y agilizar no solo la documentación de los embarques, sino todo el flujo de trabajo relacionado con la reserva y la gestión de los embarques de carga en línea. Estas son algunas de nuestras herramientas que le harán la vida más fácil en lo que respecta a la gestión de la documentación:

• BL Draft Approval: nuestra herramienta integral le permite revisar, editar y aprobar digitalmente bills of lading y sea waybills. Acceda a todos los borradores de BL en una sencilla interfaz y reciba notificaciones sobre los cambios.
• Presentación de VGM en línea: la herramienta digital VGM de Hapag-Lloyd le permite enviar información de Masa Bruta Verificada en línea, eliminando la necesidad de pesaje manual y papeleo. Esta característica asegura el cumplimiento de las regulaciones OMI y acelera el proceso de embarque de la carga.
• Instrucciones de Embarque Electrónicas: también puede enviar las instrucciones de embarque electrónicamente para comunicar los detalles de la carga de forma más cómoda y eficiente. Esto reduce los errores y acelera el proceso de documentación, garantizando la tramitación puntual de los embarques.
  

Conclusión

La digitalización de la documentación de embarque es solo un pequeño paso en la transformación de la industria marítima, haciendo que los procesos sean más rápidos, precisos y seguros. Herramientas como bills of lading digitales, los sistemas de presentación de VGM y las instrucciones de embarque electrónicas no solo son innovadoras y ahorran tiempo, sino que son esenciales para seguir siendo competitivos en el vertiginoso entorno actual del transporte marítimo. Herramientas como nuestra Online Business Suite están demostrando las ventajas de las soluciones digitales en comparación con la vía analógica. A medida que el sector siga evolucionando, la adopción de estas tecnologías será crucial para aumentar la eficiencia de las operaciones, reducir costos y mejorar la experiencia general del cliente en el transporte marítimo mundial.