Digitalização do processo de documentação de embarque

Documentação tradicional de embarque: um processo manual

Antigamente, a preparação da documentação de embarque era um processo trabalhoso:

• Criação e aprovação do conhecimento de embarque: Provavelmente o documento mais importante do embarque. O BL funciona como um contrato entre o embarcador e a transportadora, um recibo de carga e um documento de título. Costumava ser emitido em papel, exigindo assinaturas manuais e extensa papelada – especialmente no caso de alterações e aprovações.
  

• Verified Gross Mass (Peso Bruto Verificado - VGM): Declaração do peso da carga, determinada pela Organização Marítima Internacional (IMO). Os embarcadores tinham que pesar manualmente os contêineres e enviar as informações do VGM por fax ou em um e-mail escrito e formatado manualmente.
• Instruções de envio: As instruções de envio incluem informações detalhadas sobre a carga, como tipo, quantidade e destino. Eram geralmente preenchidas a mão e enviadas por e-mail, correio tradicional ou fax, o que levava a atrasos e possíveis erros devido a todo o trabalho manual e, às vezes, às jornadas de trabalho diferentes entre as partes.

Benefícios da digitalização da documentação de embarque 

A digitalização desses processos traz inúmeras vantagens, aumentando a eficiência, precisão e transparência das operações de embarque. Veja aqui alguns benefícios que a digitalização oferece.

1. Maior eficiência:

• Processamento mais rápido: Ferramentas digitais agilizam a criação, aprovação e envio de documentos, reduzindo o tempo de resposta de dias para minutos.
• Automação: Fluxos de trabalho digitais eliminam a inserção manual de dados, minimizando erros humanos e agilizando as operações.

2. Precisão aprimorada:

• Redução de erros: Formulários digitais e verificações de validação de dados reduzem significativamente o risco de erros comuns da documentação manual.
• Consistência: Sistemas automatizados garantem que todos os documentos sejam consistentes e atualizados, melhorando a qualidade geral da documentação.

3. Maior transparência e segurança:

• Tempos de processamento mais rápidos: Documentos digitais podem ser criados e monitorados com mais rapidez nas ferramentas digitais para uma maior transparência e melhor rastreabilidade dos embarques.
• Tratamento seguro de dados: Plataformas digitais oferecem recursos avançados de segurança, como criptografia e controles de acesso, garantindo a integridade e a confidencialidade de informações confidenciais – especialmente da documentação de embarque.

4. Economia de custos:

• Redução de papelada: Eliminar documentos em papel reduz os custos de impressão, postagem e armazenamento.
• Custos operacionais mais baixos: Processos simplificados reduzem a necessidade de trabalho manual e a carga administrativa, levando a uma economia de custos significativa.
  

Ferramentas digitais para o tratamento de documentação no Online Business Suite

Nosso Online Business Suite é uma plataforma digital abrangente projetada para simplificar e agilizar não apenas a documentação de embarque, mas todo o fluxo de trabalho relacionado a bookings e gerenciamento do transporte de cargas online. Veja aqui algumas de nossas ferramentas que deixarão mais fácil o tratamento de sua documentação:

• BL Draft Approval: Nossa ferramenta abrangente permite a você revisar, editar e aprovar conhecimentos de embarque ou conhecimentos de embarque marítimos digitalmente. Acesse todos os drafts de conhecimento de embarque em uma interface simples e seja notificado sobre alterações.
• Envio de VGM online: A ferramenta digital VGM da Hapag-Lloyd permite a você enviar informações de Peso Bruto Verificado online, eliminando a necessidade de pesagem manual e a papelada. Esse recurso garante conformidade com os regulamentos da IMO e agiliza o processo de carregamento de carga.
• Instruções de envio eletrônicas: Para comunicar detalhes da carga de forma mais prática e eficiente, você pode enviar suas instruções de embarque eletronicamente. Esse recurso permite reduzir erros e acelerar o processo de preparação de documentação, garantindo o processamento do embarque em tempo hábil.
  

Conclusão 

A digitalização da documentação de embarque é apenas um pequeno passo na jornada de transformação do setor marítimo, tornando os processos mais rápidos, precisos e seguros. Além de inovadoras, ferramentas como conhecimentos de embarque digitais, sistemas de envio de VGM e instruções de embarque eletrônicas ajudam a ganhar tempo — e são essenciais para manter a competitividade no agitado ambiente do transporte marítimo dos dias de hoje. Ferramentas como nosso Online Business Suite têm mostrado as vantagens das soluções digitais em relação aos sistemas analógicos. À medida que o setor evolui, adotar essas tecnologias será crucial para aumentar a eficiência operacional, reduzir custos e melhorar a experiência geral do cliente no transporte marítimo global.