To enhance documentation response times and ensure a high level of invoice accuracy, we kindly request that you provide the following information as accurately as possible when submitting your shipping instructions for each Bill of Lading.

Required Information:

General Details:

• Bill of Lading Type: (Sea Waybill or Original Bill of Lading)
• Export Customs References: (POR / CCN or ITN)
• Port Pairs: Ensure alignment with the booking confirmation/routing.
• Payment Terms: Specify clearly.
• Cargo Value: Do not include on the Bill of Lading.

Bill of Lading Parties:

• Shipper: Complete address, including phone and email address.
• Consignee: Full address (if not “To Order...”); include contact details such as phone and
  email.

Optional Parties:

• Freight Forwarder: Include FMC OTI License # (for shipments in the USA).
• Notify Party: If different from the consignee, provide complete contact information, including
  phone and email.

Container Information:

• Container Number(s) (if available).
• Seal Number(s) (if available).
• Commodity Description(s).
• HS Code(s).
• Piece Count(s).
• Gross Weight(s).
• OOG or Breakbulk must provide dimensions.
• Reefer containers must provide vent settings and temperature.

Additional Requirements by Destination Country:

Certain destinations require specific information. Please include these details where applicable:

• MTD Type: (e.g., Colombia – OBL only).
• Volume(s): (e.g., Japan).
• NCM Code: (e.g., Brazil).
• Cargo Value: For manifest purposes only, as required by the destination country (e.g., India).
• Tax Identification Numbers: (e.g., CN Tax ID for Argentina, ABN# for Australia).
• Other details as necessary.

Important Reminder:
The contracting/shipper party or its affiliates named in the service contract must appear on the Bill of
Lading as either the shipper or consignee, in accordance with our Terms and Conditions.

For any questions, please contact your respective documentation department:

• For Canada: [email protected]
• For United States: [email protected]
• For Long Beach: [email protected]

Für eine schnelle Bearbeitung von Dokumenten und eine genaue Rechnungsstellung bitten wir Sie, die folgenden Informationen bei der Übermittlung Ihrer Verschiffungsinstruktionen für einen Bill of Lading möglichst genau bereitzustellen. 

Pflichtangaben: 

Allgemeine Angaben: 

• Art des Bill of Lading: Sea Waybill oder Original Bill of Lading. 
• Exportzoll-Referenzen: POR/CCN oder ITN. 
• Hafenpaare: Müssen mit der Buchungsbestätigung/Route übereinstimmen. 
• Zahlungsbedingungen: Bitte eindeutig angeben. 
• Frachtwert: Nicht auf dem Bill of Lading angeben. 

BL-Parteien: 

• Versender (Shipper): vollständige Adresse, einschl. Telefonnummer und E-Mail-Adresse. 
• Empfänger (Consignee): vollständige Adresse (falls nicht „To Order ...“), einschl. Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse. 

Optionale Parteien: 

• Spedition: FMC OTI-Lizenznummer angeben (für Transporte in die USA). 
• Zu benachrichtigende Partei (Notify): Falls nicht identisch mit dem Empfänger, vollständige Kontaktdaten einschl. Telefonnummer und E-Mail-Adresse. 

Container-Informationen: 

• Containernummer(n) (sofern verfügbar). 
• Plombennummer(n) (sofern verfügbar). 
• Warenbeschreibung(en). 
• HS-Code(s). 
• Stückzahl. Bruttogewicht. 
• Bei Ladungen mit Übergröße oder Übergewicht müssen die Maße angeben werden. 
• Bei Kühlcontainern müssen die Ventilatoreinstellungen und die Temperatur angegeben werden. 

Weitere Anforderungen nach Zielland: 

In bestimmten Zielländer sind spezielle Angaben vorgeschrieben. Bitte machen Sie folgende Angaben, sofern erforderlich: 

• MTD-Art: (z. B. Kolumbien – nur OBL). 
• Menge(n): (z. B. Japan). 
• NCM-Code: (z. B. Brasilien). 
• Frachtwert: Nur zum Nachweis, sofern vom Zielland vorgeschrieben (z. B. Indien). 
• Steueridentifikationsnummern: (z. B. CN Tax ID für Argentinien, ABN-Nummer für Australien). 
• Ggf. weitere Details. 

Wichtiger Hinweis: 

Die Vertragspartei bzw. der Versender oder die im Beförderungsvertrag genannten Vertreter müssen laut unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen entweder als Versender oder Empfänger auf dem Bill of Lading angegeben werden. 

Weitere Informationen erhalten Sie auf Anfrage von Ihrer Dokumentationsabteilung. 

• Für Kanada: [email protected] 
• Für die USA: [email protected] 
• Für Long Beach: [email protected] 

Further information and detailed guidance on relevant EU ICS2 advisories:

• FAQs for Entry Summary Declaration (ENS)
• Latest ICS2 EU Updates

Operational effects of Non-Compliance

Failure to complete the required partial filings within the prescribed timeframe will result in: 

• ICS2 - CUSTOMS HOLD being placed on the shipment 
• Missed vessel connections for transshipment cargo due to ICS2 customs hold 
• Delay in customs clearance for import shipments until ICS2 filing completed

Customs hold will remain in effect until complete and compliant filing data has been submitted and successfully validated. 

Liability for Additional Charges 

Any costs arising from an ICS2 Customs hold, including but not limited to demurrage, detention, storage, and other related operational charges, shall be borne by the cargo owner and/or its designated representatives. 

Important Note

To avoid shipment disruptions, we strongly encourage customers to: 

• Submit HBL data or Buyer and Seller information via the STI for partial filing scenarios at least 24 hours prior to vessel arrival at the non-EU load port 
• Coordinate closely with the designated filing party (BCO/Forwarder/NVOCC) to ensure full compliance with EU ICS2 requirements.