User Guide: Booking Amendment

1. Zweck und Anforderungen
2. So erfolgt der Zugang zu Booking Amendment
    2.1 Booking Amendment (Hauptmenü)
    2.2 My Bookings (3 Optionen)
    2.3 Navigator
    2.4 Chatbot
3. Buchungsänderungsanfrage (Update) übermitteln
4. Stornierungsanfrage übermitteln
5. Nach der Übermittlung: Fallnummer, Bestätigungen, Nachverfolgung
6. Fehlerbehebung und Tipps
7. Wichtige Informationen   

Über Booking Amendment können Sie mithilfe eines intuitiven Webformulars die Änderung einer bestehenden Buchung beantragen.

Anforderungen 

• Sie müssen sich mit Ihren persönlichen Zugangsdaten in der Online Business Suite (OBS) einloggen. 
• Sie benötigen die entsprechende Buchungs-⁄Transportnummer (je nach Zugang zum Formular ist diese Nummer ggf. bereits eingetragen). 

1. Loggen Sie sich in die Online Business Suite ein. 
2. Klicken Sie im Hauptmenü auf Book.
3. Wählen Sie Booking Amendment aus der Dropdown-Liste aus. 

Sie werden direkt zu Booking Amendment weitergeleitet. 

Nutzen Sie diesen Zugang, wenn die Buchung bereits in Ihrer Liste angezeigt wird und Sie schnell handeln möchten. 

Option 1 (drei Punkte): 

1. Loggen Sie sich in die OBS ein. 
2. Öffnen Sie My Bookings.
3. Suchen Sie nach der Buchung, die Sie ändern möchten. 
4. Klicken Sie auf die drei Punkte (⋯) neben der Buchungsnummer. 
5. Wählen Sie eine der verfügbaren Aktionen:  

• Amend (für eine Buchungsänderung) oder
• Cancel (für eine Buchungsstornierung)

Option 2 (Buchungsnummer):   

1. Loggen Sie sich in der OBS ein.
2. Öffnen Sie My Bookings.
3. Klicken Sie in der Liste auf die entsprechende Buchungsnummer. 
4. Gehen Sie nun unten rechts auf die Seite
5. Und klicken Sie dort auf eine der verfügbaren Schaltflächen: 

• Amend Booking für eine Buchungsänderung, oder 
• Cancel Booking für eine Buchungsstornierung. 

Option 3 (Filter): 

1. Loggen Sie sich in der OBS ein.
2. Öffnen Sie My Bookings.
3. Verwenden Sie die Filter oben auf der Seite, um die Suchergebnisse einzugrenzen.
4. Filtern Sie die Suchergebnisse nach einem oder mehreren der folgenden Kriterien:  

• From City or Location Code
• To City or Location Code 
• Voyage Date Range 
• Status: Submitted - Under Review - Confirmed - Cancelled - Rejected  

5. Alternativ können Sie die Suchleiste rechts auf der Seite verwenden. 
6. Wählen Sie den Suchtyp aus der Dropdown-Liste aus:

• Booking No.
• Quotation/Contract No.
• Your Reference No.

7. Geben Sie die entsprechende Nummer in das Feld neben der Dropdown-Liste ein.

8. Prüfen Sie die Suchergebnisse und klicken Sie auf die Buchung, die Sie ändern oder stornieren möchten. Klicken Sie anschließend entweder auf Amend Booking oder Cancel Booking.  

• Booking number → Amend Booking, or Cancel Booking. 

Über diese Route stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Buchung bearbeiten lassen. 

1. Loggen Sie sich in die OBS ein.
2. Öffnen Sie den Navigator.
3. Gehen Sie zur Buchung bzw. zu dem Transport, die oder den Sie verwalten möchten (klicken Sie auf die gewünschte Buchungsnummer).

4. Wählen Sie Update Booking oder More Actions und Cancel Booking.
5. Klicken Sie auf More Actions.
6. Wählen Sie Booking Amendment (oder die jeweilige Option, um zum Änderungs-⁄Stornierungsformular weitergeleitet zu werden).  

Tipp: Bei Zugang über den Navigator ist die Transport-⁄Buchungsnummer normalerweise bereits im Formular eingetragen. 

1. Loggen Sie sich in die OBS ein.
2. Klicken Sie auf das Wolkensymbol in der rechten oberen Ecke.
3. Es erscheinen zwei Symbole (Feedback und Chat with me) → klicken Sie auf Chat with me.

4. Es öffnet sich ein Chatfenster mit einer Begrüßung. 
5. Folgen Sie dem vorgegebenen Pfad. 

• Before Loading → Booking → Amendment 
  

6. Der Chatbot stellt Ihnen einen Link bereit – klicken Sie darauf, um Booking Amendment zu öffnen. 

1. Öffnen Sie Booking Amendment (über eine der oben beschriebenen Methoden). 
2. Geben Sie oben im Formular die Transport-⁄Buchungsnummer ein oder bestätigen Sie diese. 

• Bei Zugang über den Navigator/My Bookings ist die Nummer möglicherweise bereits eingetragen.

3. Wählen Sie "I want to update booking".

4. Geben Sie die erforderlichen Daten für Ihre Änderungsanfrage ein. 

• Seien Sie konkret (was soll geändert werden, von/nach, Daten, Standorte, Equipment, Parteien usw.).
• Klicken Sie auf Continue.

5. Prüfen Sie das Feld contact email: 

• Für gewöhnlich wird es mit der Adresse aus Ihrem Nutzerprofil vorausgefüllt. 
• Geben Sie eine andere E-Mail-Adresse ein, falls eine andere Person über den Bearbeitungsstatus informiert werden soll.

6. Klicken Sie auf Submit request.

So geht es weiter  

• Auf dem Bildschirm wird Ihnen eine Bestätigungsmeldung und eine Fallnummer angezeigt. 
• Verwenden Sie Copy number to clipboard (falls verfügbar), um diese Nummer zu speichern. 

1. Öffnen Sie Booking Amendment. 
2. Geben Sie Transport-/Buchungsnummer ein oder bestätigen Sie diese. 
3. Wählen Sie "I want to update booking". 

4. Wählen Sie einen Stornierungsgrund aus der Dropdown-Liste aus. 

5. Ergänzen Sie zusätzliche Informationen (Empfehlung: Gründe, zeitliche Beschränkungen, alle relevanten Referenzen)
6. Klicken Sie auf Continue.
7. Prüfen und aktualisieren Sie ggf. die contact email. 

8. Klicken Sie auf Submit cancellation. 

So geht es weiter 

• Auf dem Bildschirm wird Ihnen eine Bestätigungsmeldung und eine Fallnummer angezeigt.
• Verwenden Sie Copy number to clipboard (falls verfügbar), um diese Nummer zu speichern. 

• Die Fallnummer dient Ihnen als Referenz für die Nachverfolgung.
• Wir senden Ihnen eine E-Mail an die zuvor von Ihnen angegebene contact email mit folgenden Angaben:     
              - automatische Übermittlungsbestätigung
              - und später dem aktuellen Stand der Bearbeitung   

Transport-/Buchungsnummer nicht akzeptiert  

• Bitte prüfen Sie, ob Sie das richtige Zahlenformat verwendet haben und ob die Buchung tatsächlich existiert und geändert werden kann. 

Nach Klick auf Submit passiert nichts oder es erscheint eine Fehlermeldung 

• Falls nach der Übermittlung eine Fehlermeldung angezeigt wird, klicken Sie erneut auf Submit (bitte vermeiden Sie schnelles wiederholtes Klicken)
• Falls das Problem weiterhin besteht, erfassen Sie bitte: 
  - die Fallnummer (sofern vorhanden) 
  - ein Bildschirmfoto von der Fehlermeldung 
  - die Transport-⁄Buchungsnummer
  - Uhrzeit⁄ Datum und kontaktieren Sie uns über Ihren gewohnten Support-Kanal. 

E-Mail-Updates nicht erhalten 

• Prüfen Sie die Richtigkeit der contact email (Tippfehler kommen häufig vor). 
• Überprüfen Sie bei Verwendung externer Domains, ob Spamfilter aktiv sind. 

Hier erfahren Sie mehr 

• Klicken Sie auf der Seite von Booking Amendments auf "About this app" – hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen sowie weiterführende Informationen. 

Wer kann eine Buchungsänderung oder -stornierung beantragen?

Eine Buchungsänderung können normalerweise nur Nutzer vornehmen, die zur Buchung berechtigt sind, z. B.: 

• der Buchungsinhaber⁄-verantwortliche (also der Nutzer oder das Unternehmen, der oder die die Buchung aufgegeben hat) und/oder 
• der Vertragsinhaber/ befugte Kunde (d. h. die Partei, die mit dem Dienstleistungsvertrag oder dem Kundenkonto verbunden ist, über den oder das die Buchung erfolgt ist) 

Falls Sie nicht über die entsprechende Befugnis verfügen, können Sie die Buchung möglicherweise einsehen, aber keine Änderung oder Stornierung beantragen.

In welchen Ländern steht Booking Amendment zur Verfügung? 

Dies hängt von der Einführung in einzelnen Ländern⁄Regionen und der lokalen Prozesseinrichtung ab (an manchen Standorten gibt es möglicherweise eine andere Abwicklung oder Beschränkungen). 

Im Zweifel konsultieren Sie den Abschnitt mit den häufig gestellten Fragen.