¡Bienvenido a la solución Disputa de facturas en línea de Hapag Lloyd!! Esta sencilla solución es su única fuente de información veraz para todas sus disputas de facturas, lo que le permite enviar disputas de facturas y seguir su progreso en línea, en cualquier momento.
Esta guía está diseñada para los clientes de Hapag-Lloyd que envían carga a nivel mundial y necesitan enviar y gestionar disputas de facturas.
Acceda a Online Business Suite con sus credenciales de Hapag-Lloyd para iniciar sesión.
Una vez en Online Business Suite, vaya a la solución “Mis disputas” en “Finanzas” en el menú lateral de la izquierda.
Resumen de disputas
Después de abrir la aplicación, se le presentará un resumen de sus disputas.
En esta sección se muestran todas las disputas vinculadas a su cuenta enviadas en los últimos 90 días. Se muestran datos en tiempo real, lo que permite realizar un rastreo en tiempo real del progreso de la disputa.
Utilice los filtros para limitar los resultados por número de disputa o de factura, o por estado de la disputa.
Si no hay ninguna disputa vinculada a su cuenta, unas instrucciones claras le indicarán que cree una nueva disputa.
Detalles de la disputa
Haga click en cualquier número de disputa para abrir los detalles de su disputa. Aquí verá información adicional, como el tipo de disputa, pero lo más importante es que encontrará todas las respuestas de Hapag-Lloyd sobre su disputa.
Creación de una nueva disputa
Haga click en el botón “Nueva disputa de factura” situado en la esquina superior izquierda de la página. A continuación, se le redirigirá al formulario de disputa.
Añada hasta 10 facturas a la vez, indicando los números de factura y de embarque. Es posible que se requiera indicar la diferencia de importe y la moneda, dependiendo del tipo de disputa.
Todos los campos de entrada que se muestran son obligatorios.
Utilice el botón “Añadir factura” para incluir más facturas y el botón “Eliminar” para eliminar facturas del grupo (disponible cuando se añaden varias facturas).
Proporcione una explicación detallada de la disputa para facilitar su evaluación.
Se pueden incluir hasta cinco archivos adjuntos (formato jpg, jpeg, pdf, png; máximo 5 MB cada uno).
Introduzca una dirección de correo electrónico de contacto para la disputa y, si procede, el número de referencia de su cliente.
La dirección de correo electrónico aparece rellenada con la de su usuario, pero puede editarse si es necesario (por ejemplo, si se debe contactar con otra persona).
Una vez introducidos todos los datos, envíe la disputa.
Confirmación y resumen
Después de enviar correctamente la solicitud, aparecerá una pantalla de confirmación con el/ los número(s) de disputa asociado(s) a cada factura en disputa.
Desde esta página, puede enviar una nueva disputa: se abrirá un nuevo formulario para que lo rellene.
O puede volver al resumen de disputas, donde ya se muestran las disputas recién enviadas.
Tenga en cuenta: la dirección de correo electrónico de contacto proporcionada en el formulario de disputa recibirá todas las notificaciones relacionadas con la disputa. La disputa también será visible en el Resumen de disputas para la persona de contacto designada.
Yes. You can log multiple disputes for the same invoice. However, it is not possible to log a second dispute, with the same dispute reason, for the same invoice. In this case, the system will return an error.
If you have different invoices with the same mistake, you can dispute up to 10 invoices at the same time. You just need to click "Add Invoice" to include additional invoices to the dispute form.
Currently the 10-digit HL invoice number is supported, but we will evaluate how local/additional invoice numbers can be included in the webform in the future.
Yes, you can click on the dispute number to open additional details of your dispute. Any response from Hapag-Lloyd about the validity of your dispute will be included in the details.
Right now our dispute webform reflects dispute reasons that are present in our internal system. This being said, dispute for Invoice Positions ("line item basis") is currently not possible, but it is one of the features we aim to include in our invoice dispute journey.
Yes, currently you have the option to upload up to 5 files of up to 5MB each per dispute. Allowed file types are: jpg, jpeg, pdf, and png.
All customers who are fully registered on the Hapag-Lloyd website can log and view their disputes with our Invoice Dispute Solution.
The dispute needs to be connected to a fully registered account as “dispute contact” to have all relevant information. Also, for security reasons, the connection between the website and our internal system is only authorized for registered users.
Yes. Whenever you have submitted a dispute with Hapag-Lloyd, you will have visibility of all disputes submitted in the last 90 days and see the progress online. You will also be able to search for specific disputes and/or invoices.
The dispute overview currently brings all disputes that were submitted in the past 90 days, in which you are the payer of the invoice. If your dispute was submitted longer than 90 days ago, or you are not the invoice payer, it will not be displayed in the overview. In the future, we may expand the overview to all disputes.
In the dispute overview, whenever you see your dispute status as "In Review", it means it is already being validated by Hapag-Lloyd.
In some cases, for example when the user or dispute contact are not fully registered in our system, it is not possible to create a dispute automatically. But do not worry, in these cases all the dispute details are forwarded to our team, that will then open the dispute. You don't need to retry nor contact us directly in this case.