En quoi consistent les instructions d’expédition ? Un guide complet

En quoi consistent les instructions d’expédition ? 

Les instructions d’expédition sont essentiellement un ensemble de directives détaillées fournies par l’expéditeur au transporteur ou au transitaire. Ces instructions contiennent toutes les informations nécessaires au traitement et à la manutention d’une cargaison, depuis l’origine du fret jusqu’à sa destination. Les informations fournies dans les instructions d’expédition sont utilisées pour créer le connaissement. 

Les instructions d’expédition comprennent généralement des détails concernant 

• Destinataire et partie à notifier : Le destinataire de la marchandise et la partie à notifier à l’arrivée 
  
• Description des marchandises : Une description complète de la cargaison, y compris le poids, le volume et les dimensions. 
  
• Informations sur l’emballage : La manière dont les marchandises sont emballées, y compris les palettes et le matériel d’arrimage, ainsi que le type de conteneur utilisé. 
  
• Mode de transport : La méthode de transport préférée (par exemple, par voie maritime, ferroviaire ou routière). 
  
• Informations douanières : Détails nécessaires pour le dédouanement, y compris les codes du Système Harmonisé (SH). 
  
• Exigences particulières en matière de manutention : Instructions pour les marchandises fragiles ou dangereuses, ou toute autre condition particulière (par exemple, cargaisons particulières). 
  

Des instructions d’expédition soumises de manière précise et dans les délais garantissent une manutention correcte des marchandises, réduisant ainsi le risque de retards, d’erreurs ou de coûts supplémentaires pendant le transport. 

Pourquoi les instructions d’expédition sont-elles importantes 

Les instructions d’expédition sont bien plus que de la paperasserie ; elles jouent un rôle essentiel en garantissant la fluidité et l’efficacité de la circulation des marchandises tout au long de la chaîne d’approvisionnement mondiale. Voici quelques raisons essentielles de l’importance des instructions d’expédition :  

1. Une documentation précise pour des opérations sans heurts 

Comme indiqué ci-dessus, l’une des principales fonctions des instructions d’expédition est de fournir toutes les informations nécessaires à la création d’un connaissement (B/L). Le connaissement sert de preuve juridique du contrat entre l’expéditeur et le transporteur, et toute divergence ou omission dans les instructions d’expédition peut entraîner des problèmes en aval, tels que le retraitement de tous les documents ou des documents douaniers incorrects et, dans le pire des cas, des retards dans les expéditions.   

2. Respect de la réglementation 

Le transport maritime international est fortement réglementé et les exigences en matière de documentation, d’emballage et d’étiquetage varient d’un pays à l’autre. Les instructions d’expédition contribuent à garantir le respect de ces réglementations en détaillant les procédures à suivre, tout en réduisant le risque d’amendes, de pénalités ou de rejet de la cargaison.  

3. Une coordination efficace 

Les instructions d’expédition servent de pont de communication entre les différentes parties impliquées dans le processus d’expédition, notamment le transporteur, le transitaire, les agents des douanes et le destinataire. En fournissant des instructions claires et détaillées, l’expéditeur s’assure que toutes les personnes impliquées disposent des informations nécessaires pour coordonner et exécuter leur partie respective du processus de transport sans heurts et sans ambiguïté.    

4. Limiter les retards et réduire les coûts 

Des instructions d’expédition incomplètes ou inexactes peuvent entraîner des retards coûteux. Par exemple, si les instructions d’expédition ont été mal remplies, le connaissement sera également erroné et devra être modifié en conséquence. Si les informations douanières sont manquantes ou incorrectes, les marchandises peuvent être retenues au port d’entrée, entraînant des frais de surestarie ou de stockage. En soumettant des instructions d’expédition complètes et correctes, les expéditeurs peuvent éviter des retards inutiles et des coûts supplémentaires, et s’assurer que les marchandises arrivent à destination à temps.

Comment soumettre des instructions d’expédition 

Comme nous avons souligné à plusieurs reprises dans cet article qu’il était essentiel de soumettre les instructions d’expédition dans les délais et de manière précise pour garantir la bonne exécution de l’expédition, la procédure peut vous paraître laborieuse. Mais grâce à des outils tels que Shipping Instructions, vous (ou votre transitaire, s’il est autorisé) pouvez soumettre les instructions d’expédition directement via notre Online Business Suite.  

Il est important de noter que la date limite de soumission des instructions d’expédition peut varier en fonction du transporteur et du type d’expédition. Vous pouvez trouver les informations dans notre section Services & Informations pour vos expéditions avec Hapag-Lloyd.