To enhance documentation response times and ensure a high level of invoice accuracy, we kindly request that you provide the following information as accurately as possible when submitting your shipping instructions for each Bill of Lading.

Required Information:

General Details:

• Bill of Lading Type: (Sea Waybill or Original Bill of Lading)
• Export Customs References: (POR / CCN or ITN)
• Port Pairs: Ensure alignment with the booking confirmation/routing.
• Payment Terms: Specify clearly.
• Cargo Value: Do not include on the Bill of Lading.

Bill of Lading Parties:

• Shipper: Complete address, including phone and email address.
• Consignee: Full address (if not “To Order...”); include contact details such as phone and
  email.

Optional Parties:

• Freight Forwarder: Include FMC OTI License # (for shipments in the USA).
• Notify Party: If different from the consignee, provide complete contact information, including
  phone and email.

Container Information:

• Container Number(s) (if available).
• Seal Number(s) (if available).
• Commodity Description(s).
• HS Code(s).
• Piece Count(s).
• Gross Weight(s).
• OOG or Breakbulk must provide dimensions.
• Reefer containers must provide vent settings and temperature.

Additional Requirements by Destination Country:

Certain destinations require specific information. Please include these details where applicable:

• MTD Type: (e.g., Colombia – OBL only).
• Volume(s): (e.g., Japan).
• NCM Code: (e.g., Brazil).
• Cargo Value: For manifest purposes only, as required by the destination country (e.g., India).
• Tax Identification Numbers: (e.g., CN Tax ID for Argentina, ABN# for Australia).
• Other details as necessary.

Important Reminder:
The contracting/shipper party or its affiliates named in the service contract must appear on the Bill of
Lading as either the shipper or consignee, in accordance with our Terms and Conditions.

For any questions, please contact your respective documentation department:

• For Canada: [email protected]
• For United States: [email protected]
• For Long Beach: [email protected]

Afin d’améliorer les délais de réponse pour les documents et de garantir un niveau élevé d’exactitude des factures, nous vous demandons de bien vouloir fournir les informations suivantes de la manière la plus précise possible lorsque vous soumettez vos instructions d’expédition pour chaque connaissement. 

Informations requises : 

Informations générales : 

• Type de connaissement : par voie maritime ou connaissement original. 
• Références douanières pour l’exportation : POR/CCN ou ITN. 
• Ports pairs : assurez la cohérence avec la confirmation de vos réservations/’itinéraires. 
• Conditions de paiement : à préciser clairement. 
• La valeur de la cargaison : à ne pas inclure dans le connaissement. 

 
Les parties concernées par le connaissement : 

• L’expéditeur : adresse complète, y compris le téléphone et l’adresse e-mail. 
• Le destinataire : adresse complète (sinon « Sur commande... ») ; y compris les coordonnées comme le téléphone et l’adresse e-mail. email.

Parties facultatives : 

• Le transitaire : indiquer le numéro de licence FMC OTI (pour les expéditions aux États-Unis). 
• Partie à notifier : s’il s’agit d’une personne différente du destinataire, veuillez fournir ses coordonnées complètes, y compris son numéro de téléphone et son adresse e-mail. 

Informations sur les conteneurs : 

• Numéro(s) de conteneur(s) (si disponible). 
• Numéro(s) de scellé (si disponible). 
• Description(s) de la marchandise. 
• Code(s) HS : 
• Nombre de pièces. 
• Poids brut. 
• Pour les cargaisons hors gabarit ou en vrac : les dimensions doivent être indiquées. 
• Pour les conteneurs réfrigérés, les réglages pour la ventilation et la température, doivent être indiqués. 

Exigences supplémentaires selon le pays de destination : 

Certaines destinations nécessitent des informations spécifiques. Veuillez le cas échéant inclure ces informations : 

• Type MTD : (par ex., Colombie - OBL uniquement). 
• Volume(s) : (par ex., Japon). 
• Code NCM : (par ex., Brésil). 
• Valeur de la cargaison : à des fins de déclaration en douane uniquement, conformément aux exigences du pays de destination (par exemple, l’Inde). 
• Numéros d’identification fiscale : (par exemple, le numéro d’identification fiscale CN pour l’Argentine, le numéro ABN pour l’Australie).
• Autres informations si nécessaire. 

Rappel important : 
La partie contractante/expéditrice ou ses affiliés nommés dans le contrat de service doivent figurer sur le connaissement en tant qu’expéditeur ou destinataire, conformément à nos Conditions générales. 

Pour vos éventuelles questions, veuillez contacter votre service de documentation : 

• Pour le Canada :   [email protected] 
• Pour les États-Unis : [email protected] 
• Pour Long Beach :  [email protected] 

Further information and detailed guidance on relevant EU ICS2 advisories:

• FAQs for Entry Summary Declaration (ENS)
• Latest ICS2 EU Updates

Operational effects of Non-Compliance

Failure to complete the required partial filings within the prescribed timeframe will result in: 

• ICS2 - CUSTOMS HOLD being placed on the shipment 
• Missed vessel connections for transshipment cargo due to ICS2 customs hold 
• Delay in customs clearance for import shipments until ICS2 filing completed

Customs hold will remain in effect until complete and compliant filing data has been submitted and successfully validated. 

Liability for Additional Charges 

Any costs arising from an ICS2 Customs hold, including but not limited to demurrage, detention, storage, and other related operational charges, shall be borne by the cargo owner and/or its designated representatives. 

Important Note

To avoid shipment disruptions, we strongly encourage customers to: 

• Submit HBL data or Buyer and Seller information via the STI for partial filing scenarios at least 24 hours prior to vessel arrival at the non-EU load port 
• Coordinate closely with the designated filing party (BCO/Forwarder/NVOCC) to ensure full compliance with EU ICS2 requirements.