Bienvenue sur la solution Shipping Instructions en ligne de Hapag-Lloyd.
Cette plateforme vous permet de soumettre vos instructions d’expédition en ligne, ce qui permet de créer facilement des connaissements (B/L) et de traiter avec précision vos documents d’expédition. Ce guide s’adresse aux clients qui expédient des marchandises dans le monde entier et qui doivent soumettre des instructions d’expédition pour leurs réservations.
Accédez à Shipping Instructions à partir du site internet de Hapag-Lloyd dans la barre de navigation latérale sur la gauche.
Connectez-vous avec vos identifiants Hapag-Lloyd.
Saisissez votre numéro de réservation dans le champ de recherche et cliquez sur « Rechercher ».
1. Réservation et numéro de B/L
Votre numéro de B/L sera généré à partir d’une demande de réservation ou un nouveau numéro vous sera attribué lors de la création du document.
En option, vous pouvez choisir d’inclure un modèle précédemment créé ou de continuer à partir d’un brouillon enregistré.
2. Adresses et références
Fill in all mandatory details for Shipper, Consignee, and Notify Parties.Remplissez toutes les données obligatoires concernant le transporteur, le destinataire et les parties à notifier.
Transporteur
- Nom complet, adresse, e-mail et numéro de téléphone
- Référence du transporteur (facultatif)
- Numéro d’identification fiscal du transporteur (obligatoire pour une attribution et une définition correctes des responsabilités)
Destinataire
- Nom complet, adresse, e-mail et numéro de téléphone du destinataire
- Numéro d’identification fiscal du destinataire (obligatoire pour une attribution et une définition correctes des responsabilités)
- Référence du destinataire (facultatif)
- Adresse de notification (facultatif) : partie à informer à l’arrivée, les adresses de notification 2 et 3 peuvent être ajoutées.
- Transitaire et numéro d’identification fiscal du transitaire (le cas échéant)
- Lieu de réception : lieu où le transporteur prend possession des marchandises
- Nom du navire et numéro de voyage : pour chaque étape du transport
- Port de chargement et port de déchargement Lieu de livraison
- Possibilité d’ajouter des Parties à notifier supplémentaires (2)
3. Conteneurs et marchandises
Appliquer la même description pour l’ensemble des SI (le code SH, la description, les marques et les numéros seront uniques pour tous les conteneurs et toutes les cargaisons) ou saisir des descriptions de conteneurs individuels.
- Numéro de conteneur : L’identifiant de chaque conteneur doit être indiqué ici
- Numéro(s) de scellé : Possibilité d’ajouter plusieurs scellés
- Les éléments de marchandises comprennent :
- Types d’emballage / Code d’emballage ONU
- Types d’emballage sur le B/L
- Poids brut, poids net, volume brut, volume net
- Code HS (obligatoire pour les douanes)
- Marques et chiffres (facultatif)
- Description détaillées des marchandises
- Les totaux seront calculés automatiquement pour :
- Nombre de conteneurs
- Emballages
- Poids total brut/net
- Volume total brut/net
Vous pouvez ajouter, dupliquer ou supprimer des conteneurs et des marchandises selon vos besoins.
4. Conditions de paiement et Payeurs
Les frais de port d’origine, de fret maritime, de port de destination et de transport d’origine/destination (le cas échéant) peuvent être définis comme suit :
- Prépayé (Origine)
- Collecte (Collecte)
- Prépayé (Ailleurs)
Saisissez Payeur prépayé et/ou Payeur collecte. Pour « Ailleurs », veuillez indiquer manuellement le nom et l’adresse du Payeur.
5. Émission des documents
- Nombre de B/L originaux expédiés
- Nombre de copies expédiées
- Nombre de B/L originaux non expédiés
- Nombre de copies non expédiées
- Type de document : Original, lettre de transport maritime ou eBL ; si eBL, le fournisseur doit être informé.
- Référence de la facture (facultatif)
- Envoyer le brouillon du B/L à : indiquer l’adresse e-mail à laquelle la copie du brouillon du B/L doit être envoyée après le traitement de l’instruction d’expédition.
6. Commentaires
Ajouter des commentaires généraux ou des instructions pour le traitement des SI.
7. Prévisualiser les instructions d’expédition et les soumettre
La solution Shipping Instructions comprend une nouvelle fonctionnalité appelée Preview Before Submit. Cela vous permet de vérifier toutes les informations que vous avez saisies dans un format clair et consolidé avant la soumission finale.
Cette fonction peut être utilisée à tout moment ; elle est épinglée sur la barre en bas de l’écran.
Une fenêtre contextuelle s’affiche et présente tous les détails que vous avez saisis, classés par section (par ex., Adresses et références, Conteneurs, Paiement, etc.)
Si vous remarquez que quelque chose doit être modifié, cliquez sur Edit dans la vue d’ensemble. Vous serez redirigé directement vers la section spécifique du formulaire que vous souhaitez corriger.
Il est également possible de cliquer sur Download Preview pour l’enregistrer au format PDF dans vos dossiers.
Veuillez ensuite lire et accepter les Conditions générales. Cliquez sur Soumettre.
Vous verrez une confirmation à l’écran avec un résumé de votre soumission.
Vous pouvez l’enregistrer ou l’imprimer pour vos dossiers.
Dans le cadre de notre engagement pour la qualité, nous garantissons une livraison précise et ponctuelle de votre brouillon de BL pour les instructions d’expédition sous deux heures ouvrables.
This guide is designed to provide you with clear instructions on how to complete the customs section of the Shipping Instructions process, ensuring that your shipments comply with all necessary regulations, are processed smoothly, and avoid delays. In this guide we will walk you through the simple steps involved in filling out the customs section of the Shipping Instructions online solution.
By using this system, you will be able to:
- Streamline Customs Documentation: Easily provide the necessary information for customs clearance.
- Avoid Delays and Penalties: Ensure all required information is submitted correctly to prevent shipment holdups or fines.
- Stay Compliant: Follow the correct procedures to ensure your goods meet the legal requirements of customs authorities.
Country- Specific / Customs Requirements
- Selecting Your Customs Requirements: To ensure smooth processing of your shipments, please refer to the “Country- Specific & Customs Requirements” section, which is tailored to different customs scenarios. Select the option that best fits your shipment’s situation.
- Identify Your Shipment’s Requirements: Depending on the nature of your shipment, you may need to choose specific customs options. For example, if your shipment is subject to ICS2 (Import Control System 2) requirements, ensure that you select the corresponding option.
- Input Mandatory Information: After selecting your options, the system will prompt you to enter the required details for your scenario.
By following these steps, the system will guide you through the process of submitting the necessary customs data, ensuring compliance and smooth clearance of your shipment.
You can find the ICS2 Guideline for Import Cotnrol System filing here.
Canada Advanced Commercial Information Filing
Filing requires the selection of either self-filing or delegating Hapag-Lloyd for House B/L creation.
US Automated Manifest System filing
Automated Manifest System (AMS) requires the True Shipper and Ultimate Consignee’s details, including Tax IDs.
Brazil (Siscomex)
For any shipment bound for Brazil, the Customer will be promoted to enter the below:
You can find the specific FAQs for Entry Summery Declaration (ENS) on our website.