O que são instruções de embarque? Um guia abrangente

O que são instruções de embarque? 

As instruções de embarque são basicamente um conjunto detalhado de diretrizes fornecidas pelo embarcador ao armador ou agente de cargas. Essas instruções apresentam todas as informações necessárias para processar e gerenciar um embarque, da origem da carga ao seu destino. As informações fornecidas pelas instruções de embarque são usadas para criar o conhecimento de embarque.

As instruções de embarque geralmente trazem detalhes sobre:

• Consignatário e parte notificada: O destinatário da carga (consignatário) e a parte a ser notificada na chegada.
• Descrição das mercadorias: Uma descrição completa da carga, incluindo peso, volume e dimensões.
• Informações de embalagem: Como as mercadorias são embaladas, incluindo paletes e material de estiva, bem como o tipo de contêiner usado.
• Modal de transporte: O método de transporte preferido (por exemplo, marítimo, ferroviário ou rodoviário).
• Informações aduaneiras: Dados necessários para desembaraço aduaneiro, incluindo os códigos HS.
• Requisitos especiais de manuseio: Instruções para mercadorias frágeis ou perigosas, ou quaisquer outras condições especiais ( carga especial).

Instruções de embarque precisas e pontuais garantem que as mercadorias sejam manuseadas corretamente, reduzindo o risco de atrasos, erros ou custos extras durante o transporte. 

Por que as instruções de embarque são importantes 

As instruções de embarque são mais do que mera papelada: elas são cruciais para garantir a movimentação tranquila e eficiente de mercadorias ao longo da cadeia de suprimentos global. Confira aqui algumas das principais razões que justificam a importância das instruções de embarque:

1. Documentação precisa para operações tranquilas

Como já mencionado, uma das principais funções das instruções de embarque é fornecer todas as informações necessárias para a criação de um conhecimento de embarque (BL). O BL é o comprovante legal de contrato entre o embarcador e o armador. Quaisquer discrepâncias ou omissões nas instruções de embarque podem levar a problemas futuros, como retrabalho de todos os documentos ou documentação alfandegária incorreta e, no pior dos casos, embarques atrasados.

2. Conformidade com regulamentações

O transporte internacional é fortemente regulamentado. E os requisitos para documentação, embalagem e etiquetagem podem variar de país para país. As instruções de embarque ajudam a garantir a conformidade com essas regulamentações através do detalhamento dos procedimentos corretos a serem seguidos, o que reduz o risco de multas, penalidades ou rejeição de embarque.

3. Coordenação efetiva

As instruções de embarque funcionam como uma ponte de comunicação entre várias partes envolvidas no processo de transporte, incluindo o armador, o agente de cargas, os agentes alfandegários e o consignatário. Ao fornecer instruções claras e detalhadas, o embarcador garante que todos os envolvidos tenham as informações necessárias para coordenar e executar tranquilamente e sem ambiguidades a parte que lhes cabe no processo de transporte.

4. Menos atrasos e custos reduzidos

Instruções de embarque incompletas ou imprecisas podem resultar em atrasos dispendiosos. Se, por exemplo, as instruções de embarque forem preenchidas incorretamente, o BL também ficará incorreto e deverá ser alterado de acordo. Ou se as informações alfandegárias estiverem faltando ou incorretas, o embarque pode ficar retido no porto de entrada, incorrendo em encargos de sobreestadia ou taxas de armazenamento. Ao enviar instruções de embarque completas e corretas, os embarcadores evitam atrasos desnecessários e custos adicionais, garantindo que o embarque chegue ao seu destino no prazo. 

Como enviar instruções de embarque 

Neste artigo, enfatizamos repetidamente a importância de enviar instruções de embarque de forma pontual e precisa para garantir a execução tranquila do transporte. Tudo isso pode levá-lo a pensar que se trata de um processo complicado. Mas com ferramentas como nosso Shipping Instructions, você (ou seu agente de cargas, se autorizado) envia instruções de embarque diretamente por meio do nosso Online Business Suite.

É importante observar que o prazo para enviar instruções de embarque pode variar dependendo do armador e do tipo de embarque. Para mais informações sobre seus embarques com a Hapag-Lloyd, consulte a seção Services & Information.