Seja bem-vindo a solução online Invoice Dispute da Hapag-Lloyd! Essa solução simples é a fonte única de verdade para todas as suas contestações de faturas. Com ela, você envia contestações e acompanha seu andamento online, a qualquer hora.
Esse guia foi desenvolvido para clientes da Hapag-Lloyd que transportam cargas globalmente e precisam enviar e gerenciar contestações de faturas.
Faça login no Online Business Suite usando suas credenciais da Hapag-Lloyd.
Ao acessar o Online Business Suite, vá até a solução “My Disputes” em “Finance” no menu à esquerda.
Painel de visão geral de contestações
Ao abrir o aplicativo, você verá um painel de visão geral de suas contestações.
Essa seção exibe todas as contestações vinculadas à sua conta enviadas nos últimos 90 dias. Os dados são continuamente atualizados, permitindo acompanhar em tempo real o andamento das contestações.
Use filtros para refinar os resultados por contestação, número da fatura ou status da contestação.
Se não houver contestações vinculadas à sua conta, você receberá orientações sobre como criar uma nova contestação.
Detalhes da contestação
Clique no número da contestação desejada para abrir seus detalhes. Nessa página, você verá informações adicionais, como o tipo de contestação, e – o mais importante – todas as respostas da Hapag-Lloyd sobre a sua contestação.
Criando uma nova contestação
Clique no botão "New Invoice Dispute" localizado no canto superior esquerdo da página. Você será redirecionado ao formulário de contestação.
Adicione até 10 faturas por vez, informando os números da fatura e do embarque. Dependendo do tipo de contestação, pode ser necessário informar o valor da diferença e a moeda.
Todos os campos exibidos são obrigatórios.
Use o botão “Add Invoice” para incluir mais faturas e o botão “Delete” para remover faturas do grupo (disponível quando várias faturas são adicionadas).
Justifique a contestação com detalhes para facilitar a avaliação.
É possível incluir até cinco anexos (formato jpg, jpeg, pdf, png; máximo de 5 MB cada).
Insira um e-mail de contato para a contestação e, se aplicável, o número de referência do seu cliente.
O campo de endereço de e-mail é pré-preenchido com o seu e-mail de usuário, mas pode ser editado se necessário (por exemplo, se outra pessoa for o ponto de contato).
Depois de inserir todos os dados, envie a contestação.
Confirmação e painel de visão geral
Após o envio bem-sucedido, você verá uma tela de confirmação indicando o(s) número(s) de contestação associado(s) a cada fatura contestada.
Nessa página, você pode enviar uma nova contestação: Preencha o novo formulário aberto;
Ou volte para o Dispute Overview, onde as contestações recém-enviadas já estão exibidas.
Observe: O e-mail de contato fornecido no formulário de contestação receberá todas as notificações relacionadas à contestação. A contestação também ficará visível no Dispute Overview para a pessoa de contato designada.
Yes. You can log multiple disputes for the same invoice. However, it is not possible to log a second dispute, with the same dispute reason, for the same invoice. In this case, the system will return an error.
If you have different invoices with the same mistake, you can dispute up to 10 invoices at the same time. You just need to click "Add Invoice" to include additional invoices to the dispute form.
Currently the 10-digit HL invoice number is supported, but we will evaluate how local/additional invoice numbers can be included in the webform in the future.
Yes, you can click on the dispute number to open additional details of your dispute. Any response from Hapag-Lloyd about the validity of your dispute will be included in the details.
Right now our dispute webform reflects dispute reasons that are present in our internal system. This being said, dispute for Invoice Positions ("line item basis") is currently not possible, but it is one of the features we aim to include in our invoice dispute journey.
Yes, currently you have the option to upload up to 5 files of up to 5MB each per dispute. Allowed file types are: jpg, jpeg, pdf, and png.
All customers who are fully registered on the Hapag-Lloyd website can log and view their disputes with our Invoice Dispute Solution.
The dispute needs to be connected to a fully registered account as “dispute contact” to have all relevant information. Also, for security reasons, the connection between the website and our internal system is only authorized for registered users.
Yes. Whenever you have submitted a dispute with Hapag-Lloyd, you will have visibility of all disputes submitted in the last 90 days and see the progress online. You will also be able to search for specific disputes and/or invoices.
The dispute overview currently brings all disputes that were submitted in the past 90 days, in which you are the payer of the invoice. If your dispute was submitted longer than 90 days ago, or you are not the invoice payer, it will not be displayed in the overview. In the future, we may expand the overview to all disputes.
In the dispute overview, whenever you see your dispute status as "In Review", it means it is already being validated by Hapag-Lloyd.
In some cases, for example when the user or dispute contact are not fully registered in our system, it is not possible to create a dispute automatically. But do not worry, in these cases all the dispute details are forwarded to our team, that will then open the dispute. You don't need to retry nor contact us directly in this case.