„Letter of Authorization“ oder „Letter of Authority“ – was ist das und wie wird es in der Seefracht genutzt?
In der Containerschifffahrt ist Dokumentation wichtig, um Güter über internationale Grenzen verschiffen zu können. Ein Dokument, das die Kommunikation und die Erteilung von Befugnissen zwischen den Transportbeteiligten erleichtert, ist der sogenannte „Letter of Authority“ oder „Letter of Authorization“ (LoA). In diesem Artikel erläutern wir, was ein LoA ist, wann er genutzt wird und welche verschiedenen Arten für die Seefracht relevant sind.
Redaktioneller Hinweis: In diesem Artikel verwenden wir die Begriffe „Letter of Authority“ und „Letter of Authorization“ synonym. In beiden Fällen gilt die Abkürzung „LoA“.
Inhalt
Was ist ein „Letter of Authority“ (LoA)?
Ein „Letter of Authority“ oder „Letter of Authorization“ (LoA) ist ein Dokument, mit dem eine Partei – in der Regel der Befrachter oder der Empfänger – eine andere Partei bevollmächtigt, in ihrem Namen bestimmte Aufgaben im Transportprozess zu übernehmen. Im Grunde handelt es sich um eine rechtlich verbindliche Erklärung, dass ein Dritter – z. B. eine Spedition, ein Vermittler oder ein Vertreter – berechtigt ist, bestimmte Handlungen auszuführen. Dazu gehören z. B. die Organisation eines Transports, die Entgegennahme von Gütern oder die Unterzeichnung erforderlicher Dokumente.
Der LoA dient vor allem der Übertragung von Verantwortlichkeiten in Fällen, in denen der eigentliche Befrachter oder Empfänger nicht persönlich am Lade- oder Entladehafen erscheinen kann. Das Dokument stellt sicher, dass der Prozess ohne Verzögerungen durch fehlende Berechtigungen oder Genehmigungen fortgesetzt werden kann. Ein LoA kann von einer natürlichen Person oder einem Unternehmen ausgestellt werden. Der Aussteller kann von LoA zu LoA unterschiedlich sein. Bei Importen wird der Letter of Authority meistens vom Empfänger an den Verfrachter (Carrier) ausgestellt.
Für Importe gibt es zwei verschiedene Arten von LoA: den Einzel-LoA und den General-LoA. Der Einzel-LoA bevollmächtigt einen Dritten, im Namen des Empfängers den Container eines bestimmten Transports abzuholen. Beim Bevollmächtigten handelt es sich in der Regel nicht um einen Transportbeteiligten. Der General-LoA ermächtigt einen Dritten, alle Container für einen Empfänger abzuholen. Dieser kann als allgemein gültige Vollmacht ausgestellt oder auf bestimmte Häfen, eine bestimmte Gültigkeitsdauer oder auch bestimmte Befrachter beschränkt werden.
Wann wird ein „Letter of Authority“ in der Containerschifffahrt benötigt?
Ein „Letter of Authority“ wird häufig in verschiedenen Szenarien des Seetransports benötigt. Im Folgenden listen wir einige davon auf:
1. Abholung oder Ablieferung der Ware
Der Empfänger kann einen Dritten – z. B. ein Speditions- oder Fuhrunternehmen – bevollmächtigen, eine Ladung am Entladehafen entgegenzunehmen und abzuliefern. Der LoA berechtigt den Bevollmächtigten, im Namen des Empfängers zu handeln, um sicherzustellen, dass die Ladung abgeholt und rechtzeitig abgeliefert wird, sofern der Empfänger nicht in der Lage ist, die Waren selbst entgegenzunehmen.
2. Organisation von Transporten
Ein LoA kann auch für die Ladung am Ladehafen (PoL) ausgestellt werden. Falls der Befrachter nicht vor Ort am Ladehafen sein kann oder mit einer Vermittler zusammenarbeitet, kann er eine Speditionsfirma oder einen anderen Vertreter bevollmächtigen, einen Transport in Auftrag zu geben, Frachtraten auszuhandeln und Verschiffungsinstruktionen bereitzustellen.
3. Änderung des Eigentümers oder Empfängers
Ein „Letter of Authorization“ kann auch genutzt werden, wenn sich das Eigentumsrecht an der Ware während des Transports ändert oder der Empfänger wechselt. In diesen Fällen ermächtigt der LoA dazu, die erforderlichen Anpassungen im Bill of Lading und anderen relevanten Unterlagen vorzunehmen.
4. Zollabwicklung
In manchen Fällen haben Befrachter oder Empfänger nicht die Zeit oder das nötige Wissen, um die Zollabwicklung selbst zu übernehmen. Durch Ausstellung eines LoA können Sie die Einreichung der erforderlichen Unterlagen, die Zahlung von Gebühren und die Einhaltung von Zollbestimmungen beispielsweise an eine Zollagentur oder eine Speditionsfirma übertragen.
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Wie stelle ich einen „Letter of Authority“ aus?
Wie bereits erwähnt, ist ein „Letter of Authorization“ generell in Situationen erforderlich, in denen der Befrachter oder der Empfänger durch einen Dritten vertreten werden muss. Im Folgenden erläutern wir die Ausstellung eines LoA mit den jeweils beteiligten Parteien.
- Ausstellung durch den Vollmachtgeber: Der Befrachter oder Empfänger setzt einen förmlichen, unterzeichneten LoA auf, in dem er den Namen der bevollmächtigten Person oder Firma, den Umfang sowie die Gültigkeitsdauer der Vollmacht angibt.
- Vorlage an relevante Parteien: Der LoA wird relevanten Beteiligten am Transportprozess vorgelegt, z. B. Verfrachtern (bei Einfuhren), Zollbeamten, Hafenbehörden oder Speditionsfirmen. Diese prüfen den LoA, um festzustellen, ob die bevollmächtigte Person oder Firma tatsächlich befugt ist, im Namen des Befrachters oder Empfängers zu handeln.
- Ausübung von Verantwortlichkeiten: Sobald der LoA vorliegt, kann der Bevollmächtigte die festgelegten Aufgaben übernehmen – z. B. die Zollabwicklung, die Übermittlung von Verschiffungsinstruktionen oder die Auslieferung der Ladung.
Der Umfang und die Gültigkeitsdauer des LoA können je nach den Bedürfnissen des Befrachters oder Empfängers variieren. Ein LoA kann entweder für einen einzelnen Transport oder für mehrere Transporte in einem bestimmten Zeitraum ausgestellt werden.
Was sind die wichtigsten Angaben in einem „Letter of Authority“?
Damit ein „Letter of Authorization“ ohne Hürden oder Unterbrechungen genutzt werden kann, müssen einige Pflichtangaben enthalten sein:
- Angaben zum Vollmachtgeber: Vollständiger Name, Anschrift und Kontaktdaten des ausstellenden Befrachters oder Empfängers.
- Angaben zum Bevollmächtigen: Vollständiger Name, Anschrift und Kontaktdaten der bevollmächtigten Person oder Firma.
- Umfang der Vollmacht: Eine eindeutige Beschreibung der übertragenen Aufgaben oder Verantwortlichkeiten (z. B. Zollabwicklung, Abholung der Ladung oder Abwicklung von Dokumenten).
- Gültigkeitsdauer: Der Zeitraum, für den der LoA gültig ist – ob für einen einzigen Transport oder mehrere Transporte in einem festgelegten Zeitraum.
- Unterschrift und Datum: Die Unterschrift des Vollmachtgebers und das Ausstellungsdatum des LoA sowie alle weiteren vorgeschriebenen notariellen Beglaubigungen oder Unterschriften.
Fazit
Ein „Letter of Authority“ oder „Letter of Authorization“ ist ein wichtiges Dokument in der Containerschiffahrt, da sie Befrachtern und Empfängern die Möglichkeit gibt, Aufgaben und Verantwortlichkeiten rechtlich verbindlich an Dritte zu übertragen.
Ein LoA verhindert Verzögerungen beim Transport, gewährleistet die Einhaltung von Gesetzen und fördert die Kommunikation zwischen allen Beteiligten innerhalb der Lieferkette. Für Unternehmen, die häufig Waren international verschiffen, kann ein klarer und effektiver LoA-Prozess die betrieblichen Abläufe optimieren und Unterbrechungen verhindern.