Cómo gestionar la reserva de contenedores en línea en 7 pasos

¿Cuáles son las ventajas de reservar contenedores en línea?

No hace tanto tiempo, las empresas tenían que recurrir a métodos más engorrosos y menos digitales para mover sus fletes: llamadas telefónicas, correos electrónicos o incluso faxes hacían que la comunicación pudiera llevar no solo horas, sino días. Esto no solo consume tiempo, sino que también es propenso a errores.

En los últimos años, la reserva de contenedores se ha vuelto cada vez más digital. La reserva de contenedores en línea no solo reduce los canales de comunicación necesarios, sino que los clientes como usted reciben una oferta vinculante en tiempo real. Esto conduce a una mayor transparencia, flexibilidad y disponibilidad constante.

7 pasos: ¿Cómo funciona la reserva de contenedores en línea?

Reservar contenedores en línea puede resultar confuso al principio, ya que existen varias opciones. Sin embargo, en siete pasos y con las herramientas adecuadas a mano, la reserva puede hacerse en un abrir y cerrar de ojos.

Paso 1 - Comprobar el itinerario

Antes de reservar un contenedor en línea, debe comprobar los distintos itinerarios. Por ejemplo, ¿el buque llega al puerto de destino a la hora deseada o hay un transbordo?

A la hora de buscar, es importante tener en cuenta los requisitos de la carga: se recomienda un contenedor estándar de 20 ó 40 pies para la carga seca, mientras que un contenedor refrigerado es recomendable para alimentos, productos químicos o farmacéuticos. Consulte nuestra oferta de contenedores.

Paso 2 - Obtener una cotización

Una vez determinados el itinerario y los requisitos del contenedor, el siguiente paso es obtener cotizaciones de tarifas de flete y comparar términos. La tarifa depende del destino y del peso y tipo de la mercancía que desee enviar.

Si reserva su contenedor en línea con Hapag-Lloyd, podrá calcular la tarifa de flete de hasta 20 contenedores en tan solo unos segundos utilizando nuestras herramientas de cotización Quick Quotes y Quick Quotes Spot.

Paso 3 - Hacer una reserva 

Una vez calculada la tarifa de flete, los contenedores pueden reservarse a través de transitarios o directamente con la empresa de transporte. La reserva de contenedores en línea tiene muchas ventajas: No solo se pueden guardar las solicitudes de reserva como borrador para editarlas más tarde, sino que los agentes también obtienen una visibilidad total, plantillas para cargas y rutas recurrentes y pueden realizar cambios o cancelaciones rápidamente mediante un formulario en línea.

La herramienta Hapag-Lloyd Booking le guía a través de todo el proceso de reserva de contenedores en unos pocos pasos, incluyendo itinerario, carga, equipo y verificación de todos los detalles necesarios.

Paso 4 - Completar el VGM y las instrucciones de embarque

Después de que los comerciantes hayan seguido los tres primeros pasos, deben proporcionar información importante sobre el embarque, como los detalles del consignatario, expedidor y recogida, así como el tipo de carga, nombre del expedidor, número de contenedores e instrucciones de reserva. Esta información puede presentarse fácilmente a través de herramientas digitales como las Instrucciones de Embarque en la Online Business Suite de Hapag-Lloyd.

Desde junio de 2016, la OMI (Organización Marítima Internacional) prohíbe la carga de un contenedor lleno sin la correspondiente verificación del peso bruto. Por lo tanto, la transmisión de datos VGM (Masa Bruta Verificada) es esencial para las reservas de contenedores.

Con la herramienta digital VGM, Hapag-Lloyd permite a sus clientes transmitir los datos de cinco contenedores simultáneamente. Los importadores y exportadores pueden presentar los siguientes datos:

• número de reserva,
• número de contenedor,
• peso confirmado,
• unidad de peso,
• firma y
• naviera

en línea. La herramienta sustituye a la transmisión por correo electrónico y muestra qué contenedores carecen aún de información VGM.

Paso 5 - Tramitación del B/L 

Uno de los últimos pasos en el proceso de reserva de un contenedor es el conocimiento de embarque (Bill of Lading, B/L). Se trata de un importante documento de embarque que sirve como recibo, contrato de transporte y prueba de propiedad y, en algunos casos, incluso más. La información se extrae de las instrucciones de embarque, pero es necesario volver a comprobarla y ajustarla si es necesario.

Si toda la información es correcta, se presenta el B/L. En caso de discrepancias, también se puede ajustar fácilmente en línea utilizando nuestra herramienta B/L Draft Approval en la Online Business Suite.

Paso 6 - Rastrear sus embarques 

En el mejor de los casos, la carga ya está en camino y usted puede rastrear sus contenedores en tiempo real durante todo el trayecto utilizando herramientas digitales. La herramienta Live Position de Hapag-Lloyd proporciona una transparencia inédita en lo que se refiere a todo el viaje multimodal. Gracias a los dispositivos IoT acoplados a nuestros contenedores, obtendrá actualizaciones de la ubicación en tiempo real, independientemente de si sus contenedores se transportan por barco, ferrocarril o camión, y podrá ver la ubicación exacta en un mapa completo.

La eficiencia de la reserva de contenedores

A diferencia de los procesos de reserva analógicos, la reserva de contenedores en línea se caracteriza por la rapidez, la disponibilidad de toda la información relevante 24 horas al día, 7 días a la semana, la transparencia y la eliminación de canales de comunicación innecesarios. Hoy en día, todos los aspectos de la reserva de contenedores pueden completarse en línea en unos pocos pasos: desde la obtención de una cotización, pasando por la reserva, hasta el rastreo.

No solo usted como cliente, proveedor de servicios logísticos o empleado de una naviera se beneficia de la digitalización de los procesos de reserva, sino también toda la cadena de suministro.