Carta de autorización y poder - ¿Qué es y cómo se utiliza en el transporte marítimo?

¿Qué es una carta poder? 

Una carta de autorización es un documento emitido por una parte, normalmente el expedidor o el consignatario, que otorga autoridad a otra parte para actuar en su nombre en tareas específicas relacionadas con el proceso de embarque. Básicamente es una declaración legal de que otra persona, como un transitario, un agente o un representante de terceros, tiene derecho a realizar determinadas acciones. Por ejemplo, estas acciones pueden ser: organizar el embarque, recibir la carga o firmar los documentos necesarios.  

La LoA se utiliza para delegar responsabilidades, especialmente en escenarios en los que el expedidor o consignatario original puede no estar presente en el puerto de carga o descarga. Garantiza que el proceso pueda continuar sin retrasos causados por la falta de autorizaciones o aprobaciones. Puede expedirse a una persona o a una empresa. Esto puede ser diferente según la LoA. Para la mayoría de las cartas poder de importación, el consignatario emite la carta a la naviera. 

¿Cuándo se necesita una carta poder en el transporte de contenedores? 

A menudo se requiere una carta de autorización en varios escenarios clave dentro del proceso de embarque. Algunos de ellos se enumeran a continuación:  

1. Recogida o entrega de la carga 

En el puerto de descarga (PoD), el consignatario puede autorizar a terceros, como una empresa de transportes o un transitario, a hacerse cargo de la carga. La LoA permite a los terceros actuar en nombre del consignatario, asegurando que la carga sea recogida y transportada sin demora, en caso de que el consignatario no pueda hacerse cargo de la carga por sí mismo.  

2. Organizar los embarques  

Del mismo modo, también se puede emitir una LoA para la carga en el puerto de carga (PoL). Si el expedidor no está presente en el puerto de carga o si trabaja a través de un intermediario, se puede autorizar a un transitario u otro agente para que organice el embarque, negocie las tarifas con los transportistas o proporcione las instrucciones de embarque.  

3. Cambio de propiedad de la carga o del consignatario  

Una carta de autorización también puede utilizarse en los casos en los que la propiedad de la carga cambia a mitad del embarque o es necesario modificar el consignatario.  En estos casos, la LoA se utiliza para autorizar los cambios necesarios en el conocimiento de embarque y otros documentos pertinentes, si procede.  

4. Despacho de aduanas  

Cuando se trata de la gestión aduanera, es posible que el expedidor o el consignatario no dispongan del tiempo o de los conocimientos necesarios para encargarse ellos mismos del proceso. Mediante la emisión de una LoA a un agente de aduanas o transitario, pueden delegar la presentación de la documentación, el pago de los aranceles y el cumplimiento de la normativa aduanera.  

Esto también puede hacerse en línea en nuestra Online Business Suite a través de la herramienta Customs Clearance. 

¿Cómo emitir una carta de autorización? 

Como se ha mencionado anteriormente, una carta de autorización suele ser necesaria en situaciones en las que un tercero necesita representar al expedidor o consignatario. He aquí un desglose del proceso de expedición con las partes mencionadas.  

1. Emisión por la parte autorizante: El expedidor o consignatario redacta y firma una LoA formal, especificando el nombre de la persona o empresa a la que autoriza, el alcance de las responsabilidades que se transfieren y la validez de la autorización.   
2. Presentación a las partes pertinentes: La LoA se presenta a las partes interesadas relevantes en el proceso de embarque, como los transportistas (para las LoA de importación), los funcionarios de aduanas, las autoridades portuarias o los transitarios. Estas partes volverán a comprobar la LoA para confirmar que la persona o empresa autorizada tiene realmente permiso para actuar en nombre del expedidor o consignatario original.  
3. Ejecución de las responsabilidades: Una vez que la LoA se ha establecido, la parte autorizada puede llevar a cabo las tareas definidas, por ejemplo, gestionar el despacho de aduanas, presentar las instrucciones de embarque o recibir la carga en el lugar de destino.  

El alcance y la duración de la validez de la LoA pueden variar en función de las necesidades del expedidor o del consignatario. Puede emitirse para un embarque único o para múltiples embarques durante un periodo determinado. 

Elementos clave de una carta de autorización  

Para asegurarse de que la carta de autorización puede utilizarse sin interrupciones ni problemas, deben incluirse algunos componentes clave.  

• Datos de la parte autorizante: es decir, el nombre legal completo, la dirección y los datos de contacto del expedidor o consignatario que emite la LoA.  
• Datos de la parte autorizada: nombre legal completo y dirección de la persona o empresa que recibe la autorización, junto con su información de contacto.  
• Alcance de la autorización: una descripción clara de las tareas o responsabilidades que se delegan (por ejemplo: despacho de aduanas, recogida de la carga o gestión de la documentación).  
• Duración de la autorización: el tiempo en el que la LoA es válida, ya sea para un único embarque o para múltiples embarques a lo largo de un tiempo definido.  
• Firma y fecha: la firma de la parte que autoriza y la fecha en que se emitió la LoA, así como cualquier firma adicional requerida por notario o testigo, dependiendo de la normativa local. 

Conclusión 

Una carta de autorización es un documento importante en el transporte marítimo de contenedores, que permite a los expedidores y consignatarios dar responsabilidades a terceros con pleno respaldo legal.   

La LoA ayuda a evitar retrasos, garantiza el cumplimiento de la normativa y puede mejorar la comunicación entre todas las partes interesadas de la cadena de suministro. Para los negocios que mueven mercancías internacionalmente con frecuencia, disponer de un proceso de LoA claro y eficaz puede agilizar las operaciones y reducir las interrupciones durante el proceso.