Booking Amendment – Guide de l’utilisateur

1. Objectif et conditions requises
2. Comment accéder à Booking Amendment
    2.1 Booking Amendment (Menu principal)
    2.2 My Bookings (3 Options)
    2.3 Navigator
    2.4 Chatbot
3. Soumettre une demande de modification (mise à jour) pour une réservation
4. Soumettre une demande d’annulation pour une réservation
5. Après la soumission : Numéro de dossier, confirmations, suivi
6. Résolution des problèmes et conseils
7. Informations importantes     

Booking Amendment vous permet de soumettre une demande de modification pour une réservation existante via un formulaire web guide.

Conditions requises 

• Vous devez vous connecter à Online Business Suite  (OBS) avec votre compte utilisateur. 
• Vous devrez fournir le numéro de réservation ou d’expédition concerné (selon la manière dont vous accédez au formulaire, celui-ci peut déjà être prérempli). 

1. Connectez-vous à Online Business Suite.
2. Cliquez sur Book dans le menu de navigation principal.
3. Sélectionnez Booking Amendment dans le menu déroulant. 

Vous serez directement dirigé vers la page de Booking Amendment. 

Utilisez cette option lorsque la réservation figure déjà dans votre liste et que vous souhaitez agir rapidement. 

Option 1 (trois points):

1. Connectez-vous à OBS.
2. Ouvrez My Bookings.
3. Cherchez la réservation que vous souhaitez modifier.
4. Cliquez sur les trois points (⋯) situés à côté du numéro de la réservation.
5. Sélectionnez l’une des actions disponibles : 

• Modification (pour effectuer des changements), ou 
• Annulation (pour annuler la réservation) 

Option 2 (numéro de la réservation):  

1. Connectez-vous à OBS.
2. Ouvrez My Bookings.
3. Cherchez le numéro de la réservation dans la liste et cliquez dessus. 
4. Regardez dans la partie inférieure droite de la page. 
5. Cliquez sur l’un des boutons disponibles: 

• Modification de la réservation (pour effectuer des changements) ou 
• Annulation de la réservation (pour annuler la réservation) 

Option 3 (filtres): 

1. Connectez-vous à OBS.
2. Ouvrez My Bookings.
3. Utilisez les filtres proposés en haut de la page pour affiner les résultats
4. Sélectionnez selon un ou plusieurs des critères suivants

• Depuis la ville ou le code de localisation 
• Vers la ville ou le code de localisation
• Plage de dates du voyage 
• Statut: Soumise – En cours d’examen – Confirmée – Annulée – Rejetée  

5. Vous pouvez également utiliser la barre de recherche située sur le côté droit de la page. 
6. Sélectionnez le type de recherche dans la liste déroulante:   

• N° de réservation 
• N° de devis/contrat 
• Votre numéro de référence 

7. Saisissez le numéro correspondant dans le champ situé à côté de la liste déroulante. 

8. Consultez les résultats de la recherche, puis cliquez sur la réservation que vous souhaitez examiner, puis cliquez sur Modifier la réservation ou sur Annuler la réservation.

• Numéro de réservation → Modifier la réservation ou Annuler la réservation

Cette option vous permet de vous assurer que vous traitez la réservation souhaitée.

1. Connectez-vous à OBS.
2. Ouvrez Navigator.
3. Localisez la réservation ou l’expédition que vous souhaitez traiter (cliquez sur le numéro de réservation de votre choix). 

4. Sélectionnez Mettre à jour la réservation ou Autres actions, puis Annuler la réservation
5. Cliquez sur Autres actions.
6. Sélectionnez Modification d’une réservation (ou l’option équivalente qui vous redirigera vers le formulaire de modification ou d’annulation). 

Conseil: Lorsque vous accédez via Navigator, le numéro d’expédition ou de réservation est généralement pré-rempli dans le formulaire. 

1. Accès via le Chatbot OBS.
2. Cliquez sur l’icône nuage située dans la partie inférieure droite.
3. Deux icônes s’affichent (Commentaires et Discuter avec moi) → cliquez sur Discuter avec moi.

4. Une fenêtre de discussion s’ouvrira alors pour vous accueillir. 
5 Suivez la procédure indiquée : 

• Avant chargement → Réservation → Modification 

6. Le chatbot vous fournira un lien  : cliquez dessus pour ouvrir la page Booking Amendment. 

1. Ouvrez la page Booking Amendment (utilisez l’une des méthodes d’accès décrites ci-dessus). 
2. Saisissez ou confirmez le numéro d’expédition ou de réservationen haut du formulaire. 

• Si vous êtes arrivé via Navigator/ My Bookings, il se peut que ce champ soit déjà rempli. 

3. Selectionnez « Je souhaite mettre une réservation à jour. »

4. Fournissez les informations requises pour la modification que vous souhaitez effectuer. 

• Soyez précis (ce qui doit être modifié, les valeurs initiales et finales, les dates, les lieux, les équipements, les parties concernées, etc., selon le cas). 
• Cliquez sur Continuer.

5. Vérifiez le champ e-mail de contact:

• Il est en général déjà rempli avec les informations contenues dans votre profil utilisateur.
• Mettez-le à jour si les mises à jour du dossier doivent être envoyées à une autre adresse e-mail. 

6. Cliquez sur Soumettre la demande. 

Ce qui se passe ensuite  

• Une confirmation apparaîtra à l’écran ainsi qu’un numéro de dossier. 
• Utilisez la fonction Copier le numéro dans le presse-papiers (si disponible) pour l’enregistrer.

1. Ouvrez la page Booking Amendment. 
2. Saisissez ou confirmez le numéro d’expédition ou de réservation. 
3. Selectionnez «Je souhaite annuler la réservation.»  

4. Selectionnez une raison pour l’annulation proposée dans le menu déroulant. 

5. Ajoutez des informations supplémentaires (recommandées : la raison, les contraintes de calendrier et toute référence connexe). 
6. Cliquez sur Continuer. 
7. Verifiez / mettez à jour l’e-mail de contact. 

8. Cliquez sur Soumettre l’annulation. 

Ce qui se passe ensuite 

• Une confirmation s’affichera à l’écran ainsi qu’un numéro de dossier (copiez-le pour le suivi).  

• Le numéro de dossier vous servira de référence pour la suite de la procédure. 
• Nous vous enverrons un e-mail à l’e-mail de contact que vous nous avez fourni via
      - la confirmation automatique de la soumission     
      - et, par la suite, un suivi approprié du dossier 

Numéro d’expédition/de réservation refusé

• Vérifiez bien que vous avez utilisé le format correct pour le numéro et que la réservation existe et peut donc être modifiée. 

Rien ne se passe après que vous ayez cliqué sur « Soumettre » ou vous avez reçu un message d’erreur 

• Si vous recevez un message d’erreur après l’envoi, cliquez à nouveau sur Soumettre (évitez les clics rapides et répétés).
• Si le problème persiste, faites une capture d’écran:
  - du numéro de dossier (s’il a été généré) 
  - du message d’erreur affiché à l’écran 
  - du numéro de réservation/d’expédition 
  - de l’heure et de la date, et faites remonter ces informations via votre canal de support habituel. 

Absence de réception des e-mails de mises à jour

• Vérifiez que l’adresse e-mail de contact indiquée dans le formulaire est correcte (les fautes de frappe sont fréquentes). 
• Vérifiez les filtres Courrier indésirable/Spam si des domaines externes sont utilisés. 

Où trouver de plus amples informations 

• Consultez la section «À propos de cette application» sur la page Booking Amendment pour accéder aux FAQ et à des informations complémentaires. 

Qui est en droit de requérir la modification ou l’annulation d’une réservation ? 

En règle générale, la modification d’une réservation est réservée aux utilisateurs habilités à intervenir sur celle-ci, à savoir:

• la partie effectuant la réservation / le propriétaire de la réservation (l’utilisateur ou l’organisation qui a créé la réservation) et/ou 
• le titulaire du contrat / un client habilité (par exemple, la partie liée au contrat de service ou au compte client utilisé pour la réservation) 

Si vous ne disposez pas des droits requis, vous serez peut-être en mesure de consulter la réservation, mais pas de soumettre des modifications ou des annulations. 

Quels sont les pays qui peuvent utiliser Booking Amendments?

Cela dépend du déploiement par pays ou région et de la configuration des processus locaux (certains sites peuvent appliquer des modalités de traitement ou des restrictions différentes).  

Vous pouvez à tout moment consulter la section FAQ si vous avez encore d’éventuelles questions à ce sujet.