Bienvenue sur la solution Invoice Dispute en ligne de Hapag-Lloyd ! Cette solution simple est votre source unique d’informations fiables pour tous vos litiges de facturation, vous permettant de soumettre des litiges et de suivre leur évolution en ligne, à tout moment.
Ce guide est destiné aux clients de Hapag-Lloyd qui expédient des marchandises dans le monde entier et qui doivent soumettre et gérer des litiges de facturation.
Accédez à la Online Business Suite en utilisant vos identifiants Hapag-Lloyd pour vous connecter.
Une fois que vous êtes sur la Online Business Suite, accédez à la solution My Disputes sous « Finance » dans le menu latéral sur la gauche.
Vue d’ensemble des litiges
Après avoir ouvert l’application, vous obtiendrez une vue d’ensemble de vos litiges.
Cette section affiche tous les litiges liés à votre compte qui ont été soumis au cours des 90 derniers jours. Des données en direct sont affichées, ce qui permet de suivre en temps réel l’évolution du litige.
Utilisez des filtres pour affiner les résultats par numéro de litige ou de facture, ou par statut du litige.
Si aucun litige n’est lié à votre compte, des indications claires vous inviteront à créer un nouveau litige.
Détails du litige
Cliquez sur un numéro de litige pour ouvrir les détails de votre litige. Vous y trouverez des informations supplémentaires comme le type de litige, mais surtout toutes les réponses de Hapag-Lloyd concernant votre litige.
Créer un nouveau litige
Cliquez sur le bouton « New Invoice Dispute » situé en haut à gauche de la page. Vous serez alors redirigé vers le formulaire de litige.
Ajoutez jusqu’à 10 factures à la fois, en indiquant les numéros de facture et d’expédition. Le montant de la différence et la devise peuvent être exigés en fonction du type de litige.
Tous les champs de saisie affichés sont obligatoires.
Utilisez le bouton « Ajouter une facture » pour inclure d’autres factures et le bouton « Supprimer » pour supprimer des factures du groupe (disponible lorsque plusieurs factures sont ajoutées).
Fournissez une justification détaillée du litige afin de faciliter l’évaluation.
Vous pouvez inclure jusqu’à cinq pièces jointes (format jpg, jpeg, pdf, png ; maximum 5 Mo chacune).
Saisissez un e-mail de contact pour le litige et, le cas échéant, le numéro de référence de votre client.
L’adresse e-mail est préremplie avec votre adresse d’utilisateur mais peut être modifiée si nécessaire (par ex., si quelqu’un d’autre doit être contacté à votre place).
Une fois tous les détails saisis, soumettez le litige.
Confirmation et vue d’ensemble
Une fois la soumission réussie, vous verrez apparaître un écran de confirmation indiquant le ou les numéros de litige associés à chaque facture contestée.
À partir de cette page, vous pouvez soumettre un nouveau litige : Un nouveau formulaire s’ouvre pour que vous puissiez le compléter.
Vous pouvez également revenir à la vue d’ensemble des litiges, où les nouveaux litiges soumis sont déjà affichés.
À noter : L’adresse e-mail de contact indiquée dans le formulaire de litige recevra toutes les notifications relatives au litige. Le litige sera également visible dans la Vue d’ensemble des litiges pour la personne de contact désignée.
Yes. You can log multiple disputes for the same invoice. However, it is not possible to log a second dispute, with the same dispute reason, for the same invoice. In this case, the system will return an error.
If you have different invoices with the same mistake, you can dispute up to 10 invoices at the same time. You just need to click "Add Invoice" to include additional invoices to the dispute form.
Currently the 10-digit HL invoice number is supported, but we will evaluate how local/additional invoice numbers can be included in the webform in the future.
Yes, you can click on the dispute number to open additional details of your dispute. Any response from Hapag-Lloyd about the validity of your dispute will be included in the details.
Right now our dispute webform reflects dispute reasons that are present in our internal system. This being said, dispute for Invoice Positions ("line item basis") is currently not possible, but it is one of the features we aim to include in our invoice dispute journey.
Yes, currently you have the option to upload up to 5 files of up to 5MB each per dispute. Allowed file types are: jpg, jpeg, pdf, and png.
All customers who are fully registered on the Hapag-Lloyd website can log and view their disputes with our Invoice Dispute Solution.
The dispute needs to be connected to a fully registered account as “dispute contact” to have all relevant information. Also, for security reasons, the connection between the website and our internal system is only authorized for registered users.
Yes. Whenever you have submitted a dispute with Hapag-Lloyd, you will have visibility of all disputes submitted in the last 90 days and see the progress online. You will also be able to search for specific disputes and/or invoices.
The dispute overview currently brings all disputes that were submitted in the past 90 days, in which you are the payer of the invoice. If your dispute was submitted longer than 90 days ago, or you are not the invoice payer, it will not be displayed in the overview. In the future, we may expand the overview to all disputes.
In the dispute overview, whenever you see your dispute status as "In Review", it means it is already being validated by Hapag-Lloyd.
In some cases, for example when the user or dispute contact are not fully registered in our system, it is not possible to create a dispute automatically. But do not worry, in these cases all the dispute details are forwarded to our team, that will then open the dispute. You don't need to retry nor contact us directly in this case.