Guides de l’utilisateur : Enregistrement de l’entreprise

Pour exploiter tout le potentiel de nos solutions numériques, veuillez enregistrer votre entreprise. Il suffit de saisir le plus de détails possible et de suivre les étapes de la procédure d’inscription guidée. Vous recevrez votre validation après quelques heures. Ensuite, chaque utilisateur de l’Online Business Suite travaillant au sein de votre entreprise n’aura plus qu’à introduire ses données personnelles. 

Enregistrer votre entreprise

1. Saisir vos coordonnées  

Pour commencer l’inscription de l’entreprise, veuillez remplir vos informations personnelles : 

  • Prénom  
  • Nom de famille  
  • Adresse e-mail  
  • Numéro de téléphone (facultatif) 
CompanyRegistration UserGuide Contact

2. Fournir les coordonnées de l’entreprise 

Commencez par saisir le nom de votre entreprise. Une liste déroulante apparaît (au cas où votre entreprise serait déjà connue), et vous pouvez faire votre choix dans cette liste.   

Choisissez la bonne entreprise dans la liste. 

CompanyRegistration UserGuide CompanyDrop

Dans une fenêtre contextuelle qui s’affiche, vous pouvez voir l’ensemble des informations de l’entreprise sélectionnée. 

S’il s’agit de la bonne entreprise, cliquez sur « OK ».

Les informations correspondantes seront alors préremplies dans le formulaire. Si toutes les informations sont correctes, cliquez sur « Continue  ».

CompanyRegistration UserGuide Popup

3. Fournir les informations légales sur l’entreprise

Certaines informations juridiques sont également déjà préremplies. Pour poursuivre l’inscription, veuillez fournir les informations suivantes :   

  • Type d’entreprise 
  • Forme juridique 
  • Début et date de constitution 
  • Informations sur le CTPAT et la TVA 
CompanyRegistration UserGuide Legal

4. Ajouter autant d’informations supplémentaires que possible

Cette section est entièrement facultative, mais elle aide considérablement notre équipe du service client à faire le nécessaire pour que votre entreprise soit prête à utiliser nos services en ligne. 

Les informations contenues dans cette section peuvent comprendre : 

  • Adhésion à des associations professionnelles 
  • EORI 
  • OEA 
  • ISO 
  • MOT/CN MOC No.
  •  Informations sur l’expédition et la logistique 
  • Relations commerciales et informations de facturation  

Veuillez noter qu’il est obligatoire de fournir une adresse e-mail valide pour les factures et l’adresse e-mail de votre gestionnaire comptable. 

CompanyRegistration UserGuide AdditionalIfo

5. Ajouter des documents

Téléchargez tous les documents nécessaires pour appuyer et vérifier les informations relatives à l’inscription de votre entreprise.   

Vous pouvez télécharger des fichiers d’une taille maximale de 10 Mo (nous acceptons les types de documents suivants : .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .jpg et .png). 

CompanyRegistration UserGuide Documents

6. Confirmer vos informations  

En dernier lieu, confirmez toutes les informations que vous avez fournies dans le formulaire et soumettez votre demande d’inscription. 

Foire aux questions

Si vous avez reçu un courrier électronique vous demandant de procéder à l'enregistrement de votre entreprise, nous vous prions de bien vouloir suivre les étapes indiquées. Il est très probable que votre entreprise soit introuvable dans nos systèmes et que nous ayons besoin de plus d'informations pour créer un compte pour vous. 

Après réception de vos informations, notre organisation de vente se chargera des validations correspondantes. Cela devrait normalement se faire en moins de 48 heures, et vous en serez informé par courrier électronique. Remarque : Dans les pays où une visite physique dans les locaux du client est nécessaire, cela peut prendre plus de temps. 

En cas d'enregistrement incomplet de l'entreprise, votre accès sera supprimé au bout d'une semaine. Veuillez contacter votre bureau de vente local pour trouver une solution alternative. 

Ne vous inquiétez pas – après réception de votre demande, nos collègues vous contacteront en cas de documents manquants. Il n'est pas possible de modifier les données relatives à l'enregistrement d'une entreprise que vous avez déjà envoyées. 

L’inscription de votre entreprise permet a Hapag-Lloyd de vérifier officiellement votre société et vous donne accès a l’ensemble des services de l’Online Business Suite, notamment la réservation, la gestion documentaire et les solutions financières.

Les autres collaborateurs de votre entreprise
doivent simplement finaliser leur inscription utilisateur, renseigner leurs informations personnelles et
sélectionner l’entreprise a laquelle ils appartiennent.

Si la vérification de votre entreprise est refusée, vous recevrez un e-mail de notification de la part du service client de Hapag--Lloyd. Veuillez répondre à ce message pour demander de l’aide ou obtenir des précisions sur les raisons du refus de vérification.

Dans la liste des utilisateurs, vous pouvez consulter l’ensemble des utilisateurs de votre organisation.

Vous pouvez notamment téléverser les documents suivants :

  • Documents d’enregistrement de l’entreprise (certificat de constitution, extrait du registre du commerce)
  • Documents fiscaux (TVA, EORI, OEA, CTPAT)
  • Justificatif d’adresse (documents officiels attestant de l’adresse de l’entreprise)
  • Justificatifs de facturation ou documents comptables
  • Certifications facultatives (ISO, assurance, etc.)

Les formats de fichiers autorisés sont PDF, DOC, XLS, JPG et PNG. La taille maximale est d’environ 10 Mo.