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Brazil - Orientações aos Clientes

A partir de uma pesquisa realizada junto ao nosso time de atendimento, reunimos nesta seção, para sua comodidade, esclarecimentos para os tópicos sobre os quais nossos clientes nos questionam com maior frequência.
Caso haja algum item que você julgue necessário incluir nesta sessão, ou algum tópico que necessite ser melhor esclarecido,  por gentileza enderece sua sugestão por e-mail.
A Hapag-Lloyd agradece sua colaboração! 

Já é nosso cliente e ainda não tem acesso ao Portal Pay Hapag?

Faça já o seu cadastro clicando aqui.

 Após preenchimento do Pré-cadastro, você receberá a confirmação de login, para salvar sua senha e poderá acessar as suas faturas para pagamento:

  • O boleto é válido apenas para pagamento no mesmo dia em que for gerado;
  • Pode ser gerado individual por fatura ou também de forma unificada, selecionando várias faturas para a geração de um boleto único;
  • A taxa de conversão para faturas em moedas estrangeiras já fica disponível no Portal;
  • Sem necessidade de envio de comprovante por e-mail;
  • Não há envio de recibo paralelo, portanto mantenha seu comprovante para eventuais consultas.

 Importante

Fique atento para o prazo de vencimento das faturas:  

  •  7 dias da atracação do navio para os casos de importação e 7 da emissão da fatura nos casos de exportação caso este prazo seja excedido, haverá incidência de juros e multa.  

Em caso de dúvidas ou necessidade de suporte adicional, pedimos nos contatar através do e-mail [email protected] ou clique aqui para acessar nosso arquivo com perguntas frequentes

Se você é um novo cliente, é importante criar o seu cadastro em nossa página.

O Online Business Suite oferece de forma simples e estruturada o processo logístico, desde:

  • Pedido de Cotação
  • Programação de Navios
  • Solicitação de Bookings
  • Envio de VGM
  • Correções no Draft do BL
  • Rastreamento do container
  • Plataforma de Gestão das reservas (Navigator)  
  • Nossas programações de navios estão disponíveis em nosso site.
  • Importante: Se houver transbordo envolvido, é necessário consultar a programação de navios por trecho.  Ex.:  Se a rota da sua carga for Santos – Caucedo – Callao , consultar primeiramente  “Santos – Caucedo” e depois efetuar nova consulta para  “Caucedo – Callao”.
  • A partir de 3 semanas antes da atracação, as posições de navios são atualizadas diariamente  e estão acessíveis na área local do nosso site.
  • Detalhes do terminal em que irá ocorrer a operação do navio também podem ser consultados no site.

Alteração ou cancelamento de reservas devem ser solicitado diretamente em nosso website pela ferramenta de "Alteração de booking".

As reservas poderão ser canceladas automaticamente após o deadline oficial para envio de Instrução de BL nas hipóteses:

a) Não houver cntr associado / retirado, ou seja, envio de draft com container ficticio;
b) Não houver instrução de BL recebida;
c) Não houver solicitação para transferência efetuada pelos portais (Inttra, EDI, GTnexus, website, mobileapp).

Caso a reserva já esteja cancelada, não será reativada, com isso não serão aceitas solicitações de ajustes após o prazo. 

Todo cancelamento da reserva, redução de quantidade de contêineres e transferência de navio dentro de 14 dias corridos da saída do navio no momento da solicitação estarão sujeitos a cobrança de "Booking cancelation Fee". As solicitações devem ser feitas até as 17:00h para que sejam consideradas no mesmo dia, após este horário, o ajuste será considerado no dia subsequente. 

Se houver algum empecilho durante o processo, o time de customer service precisa ser informado antes do prazo de cancelamento, pois na falta de informação manteremos a cobrança de cancelation fee.

Você Sabia?

Booking Cancelation Fee

Alteração e cancelamento de reserva

Transferência de reserva

  • Caso o terminal de retirada não conste na confirmação de reserva, solicitação de retirada de container,  ou se houver alguma dúvida sobre as liberações,  por favor entre em contato com o Departamento de Logística pelo telefone 4090-1555 - opção 6.
  • Prazo de detention e demurrage consulte nossas tabelas Detention/Demurrage

Os prazos para entrega de Instruções de BL (Draft) ,  Listas de Carga (quando aplicável),  entrega de MDGF,  recebimento de carga e liberação aduaneira são atualizados diariamente  e estão acessíveis na área local do nosso site.

Draft de BL:

  • Solicitações de extensão de prazo devem ser enviadas por email ao nosso time de Customer Service.  As extensões serão avaliadas tendo em vista os prazos de transmissão do manifesto às autoridades internacionais, posição do navio e situação dos terminais.
  • As respostas serão enviadas em até 3 horas úteis após a solicitação.
  • Será cobrada uma taxa no caso de envio do draft de BL após o dead line. Consulte nossas taxas locais para maiores detalhes

Carga e Documentos:

  • Solicitações de extensão de prazo para recebimento de carga e de liberação aduaneira devem ser enviadas por email ao nosso time de Customer Service  e devem ser solicitadas de 5 horas até 2 horas antes do término do dead line oficial que fica disponivel em nosso site.  As extensões serão avaliadas em conjunto pelo planner do navio e terminais, e levará em consideração a posição de atracação do navio e as condições do terminal.  A resposta será enviada por email.
  • Alguns terminais cobram referente a extensão dos prazos, os valores devem ser verificados diretamente com o terminal de embarque. 

As instruções de BL devem ser enviadas pelo nosso website ou site de parceiros. 

O BL é o documento mais importante para um embarque maritimo, pois ele é seu contrato conosco, por isso, quanto mais completas as informações no draft, melhor e mais rapido será o processamento. Por isso pedimos que para todos os draft enviados, para todos os destinos: 

  • Shipper, Cnee e notify sejam preenchidos com informações completas, como TAX ID (CNPJ), Endereço completo e contato;
  • Na descrição existes duas opções, ou uma descrição unica para todos os ctnrs, ou uma descrição para cada container, não é possivel criar um BL com descrição mesclada;
  • A Hapag Brazil permite diversos BL's para a mesma reserva, porém não é pemitido diversos bookings para o mesmo BL, cada booking precisa ter seu(s) BL (s). Exemplo: Booking A, pode ter X, Y, Z Bl's / Booking A e B, não podem estar juntos no BL's X (excerto para carga Break Bulk)
  • Cláusulas de Free time não devem ser inseridas no draft, bem como o termo "Clean on board" e valores da mercadoria ou frete. O free time sempre consideramos o que foi acordado em contrato e esse é valido como negociação, o "Clean on board" é substituido pelo termo "SLAC (SHIPPER'S LOAD, STOW, WEIGHT AND COUNT)" e o valor do frete é mencionado no campo especifico, não tendo necessidade de mencionar na descrição;
  • Cada país tem sua regra especifica, India é obrigatório informar a "Commercial invoice", EUA não aceitam pallets como embalagem entre diversas outras restrições e regras, é importante que tenham tudo anotado e se tiverem alguma dúvida, entrem em contato com nosso time antes do envio, para evitar demoras e possiveis custos de correção no futuro. 
  • A modalidade de pagamento de todas as taxas deve ser informado no draft, o ideal é que cada taxa seja informado o pagador, por exemplo, Detention = pagador Shipper, taxas locais = pagador Forwarder, Frete = pagador forwarder, Taxas de destino = pagador Consignee. A mesma regra deve ser seguida para taxas adicionais, como free time adicional e garantia de embarque;
  • A numeração do container precisa estar correta desde o primeiro envio do draft, envio de container ficticio ou de outros embarques não serão aceitos e a correção após o deadline estará sujeito a aceite de nossa equipe e precisa ser informada por email para nosso time de atendimento. 

Em caso de dúvidas no preenchimento da instrução, você pode entrar em contato no telefone 4090-1555. Se preferir, por favor entre em contato via email com nosso Customer Service Documentation.

Por questões de segurança, alguns países solicitam a transmissão antecipada de dados para que a carga possa embarcar, o Bill of lading precisa ser manifestado para o Governo no destino para que autorizem o embarque. 
Os detalhes completos das regras dos principais países podem ser encontradas em nosso site.

Porém, de uma forma resumida, podemos citar as seguintes regras mais importante: 

ENS (Entry Summary Declaration) declaração que é feita para todos os embarques com destino ou que passem por águas controladas pela União Europeia.

Pontos importantes:

  • Tax ID (Similar a CNPJ no Brasil) é obrigatório para o Consignatário, porém é aceito de outros paises, por exemplo, embarque com destino França é aceito Consignatário localizado na Alemanha;
  • A descrição curta da carga, normalmente as duas primeiras linhas do documento, precisam descrever claramente qual é o produto;
  • A transmissão precisa ser feita em 24 horas antes do carregamento em um porto de carga não pertencente à UE.

CN CAM (China Customs Manifest) declaração que é feita para todos os embarques com destino ou que passem por águas controladas pela China.

Pontos importantes:

  • USCC (Similar a CNPJ no Brasil) é uma informação obrigatória para o Consignatário e deve ser informado no envio do draft do BL, esse numero é o registro de importador na China, sem essa informação a carga terá autorização para embarcar;
  • A transmissão precisa ser feita em 24 horas antes do carregamento.

ACI (dvance Commercial Information System) declaração que é feita para todos os embarques com destino ou que passem por águas controladas pelo Canadá.

Pontos importantes:

  • Pallets não são considerados como embalagem, o que está em cima deve ser informado, por exemplo, XX caixas em cima de N pallets;
  • Real shipper é necessário em casos de embarques através de NVO/FFW, desde 2020 a Hapag não manifesta mais o house para embarques com destino Canadá. Se a rota de seu booking for através dos EUA, o house precisa ser informado no draft para que o manifesto para os EUA seja feito, porém o House para o Canadá não será manifestado pelo Armador, deve ser feito por um agente autorizado;
  • O prazo para transmissão dependerá da rota utilizada na reserva. 

JP AFR (Japan manifest) declaração que é feita para todos os embarques com destino ou que passem por águas controladas pelo Japão.

Pontos importantes:

  • Em casos de embarque por meio de intermediadores (NVO/FFW) e no BL não for mencionado exportador e importador diretos, na solicitação do booking devemos ser informados que o BL será um BL "Master". Se for um embarque direto, será considerado como um embarque "Regular";
  • O Manifesto deve ser feito 24hrs antes do embarque da unidade. 

USA (USA Manifest)  Cargas com destino Estados unidados são mais complexos e possuem mais de um tipo de manifesto. o AMS ( Automated Manifest System), o ISF (Importer Security Filing), além de algumas informações que devem ser manifestadas diretamente para o FDA. O AMS é a transmissão do BL's para o sistema do governo Americano, esse manifesto é feito pelo Armador, agente automatizados para envio (NVO's autorizados).  Já o ISF é um documento que deve ser preenchido diretamente pelo Exportador/importador com base nos dados dos Bl's criados. 

Para o AMS:

  • Endereço completo e tax ID do cnee deve ser informado;
  • HS code com 6 digitos é obrigatório no BL, Hs code com final 00 não são aceitos;
  • Pallets/Packages não devem ser aceitos, o draft deve ser enviado com a embalagem que está em cima dos pallets, sejam eles caixas, peças, sacos entre outros;
  • O Manifesto será feito no embarque do ultimo porto não americano, por exemplo, se a carga fizer transbordo em Cartagena, o manifesto será feito até 24 horas antes do embarque em Cartagena. 
  • No AMS temos 3 tipos diferentes de manifesto:
  1. Embarque direto = Quando o exportador e importador informados no Bill of landing são finais, ou seja, não há intermediarios. 
  2. Embarque com agente automatizado = Quando o exportador e importador não são os finais e o embarque será intermediado por um agente que é registrado no governo americano, neste caso o draft deve ser enviado com a informação do SCAC code do agente automatizado (Código de registro composto por 4 letras, por exemplo, o dá Hapag será sempre HLCU)
  3. Embarque com agente não automatizado = Quando o exportador e importador não são os finais e o embarque será intermediado por um agente que não é registrado no governo americano, nestes casos a Hapag poderá criar e manifestar o House e o master, essa informação deve ser enviada no draft no campo especifico. Caso seja necessário mais de um house para o mesmo master, cada house deve ter sua própria descrição de carga, peso e quantida, não serão aceitos Bl's com descrição unificada. 

Para o ISF:

  • O manifesto deve ser feito diretamente pelo Exportador/importador, o armador não tem ingerência neste documento;
  • O numero do BL master criado pela Hapag deverá constar neste documento;
  • Os dados do formulário devem estar de acordo com os dados manifestados no AMS;
  • A falta deste documento pode causar o não embarque ou bloqueio da carga no destino. 
  • SCAC CODE da Hapag será HLCU

Importante: O descumprimento da legislação vigente de cada país está sujeito a multa, bloqueio do embarque/liberação da carga. 

O descritivo acima é apenas um resumo dos principais pontos de paises especificos, antes de embarcar a carga recomendamos que verifiquem diretamente com a Alfândega de cada pais suas regras e restrições. 

Antes do deadline de draft 

  • As correções devem ser solicitadas pelo "BL draft approval", portais parceiros ou EDI.

Após o deadline de draft até cinco dias após a saída do navio

  • As correções devem ser solicitadas pela nossa ferramenta do "Bl draft approval", e estará sujeito a análise do nosso time quanto ao aceite.
  • Para saber os valores cobrados para correção do BL, consulte nossas taxas locais.

Após o sexto dia da saida do navio

  • As solicitações devem ser enviadas para nosso time de customer service por email em formato De/para. 

Importante: Em alguns casos poderão ser solicitados Termos de Responsabilidade com relação a eventuais penalidades aplicadas por autoridades brasileiras e/ou internacionais. 

Se houver alteração de numeração de container, a solicitação de ajuste deve ser enviada para nosso time de Cargo Readiness, a fim de que a informação possa ser alterada junto ao terminal e sistemas do governo, evitando problemas no recebimento e liberação do container.

  • É possível confirmar seu embarque e efetuar o rastreamento das cargas em nosso site/Navigator.
  • As atualizações ocorrem em até 4 horas úteis após a saída do navio.
  • O acesso a esta área do site requer cadastro prévio.

Cópia das faturas serão enviadas ao endereço eletrônico cadastrado em até 62 horas após a saída do navio,  anterior a este prazo pedimos gentileza evitar o envio de mensagens por e-mail. Em caso de dúvidas ou necessidade de atualização do endereço eletrônico, entre em contato por email com nosso Customer Service Documentation. Você também pode baixar as faturas diretamente do nosso site pelo Navigator,  mediante cadastro prévio.

No mesmo prazo as faturas estarão disponiveis no Navigator.

É possível enviar as faturas para múltiplos endereços, permitindo que todas as partes envolvidas no processo recebam o documento.

O pagamento é feito via Boleto através do Pay Hapag.

As taxas de câmbio são disponibilizadas todos os dias as 10:30 hs na área local do nosso site.

Em caso de dúvidas sobre valores constantes em sua fatura, por gentileza entre em contato com nosso time de customer service dentro do prazo estipulada na fatura.

Com relação a liberação dos documentos, observe a instrução no item Exportação - Retirada de documentos, emissão de SWB ou Express Release

  • Importante: Os pagamentos são conciliados em até 24horas úteis após o pagamento do boleto. A liberação de BL, Sea Waybill e Instrução de entrega no destino, são feitas automaticamente em um prazo de até 24 horas uteis após a confirmação de pagamento.
    Nos casos do Seawaybill e originais no destino, uma cópia revisada é enviada para os email's cadastrados automaticamente após a liberação.
    Nos casos de liberação na origem, após o pagamento, o agendamente pode ser feito no site da Rochamar, informandos dos dados do BL que serão retirados 
  • Para detalhes sobre horários de atendimento e formas de retirada dos documentos por favor contate nosso escritório local

A Cópia do BL será enviada ao endereço eletrônico cadastrado em até 48 horas após a saída do navio. Antes deste prazo, não se faz necessário o questionamento por email.   Em caso de dúvidas ou necessidade de atualização de endereço eletrônico entre em contato por  email com nosso Customer Service Documentation.

Liberação de Original na Origem

    Os BL´s Originais podem ser retirados em nosso escritório local em até 24 horas após a confirmação do pagamento das taxas prepaid e frete. 

    O Agendamento para retirada em Agências Rochamar deve ser feito através do site do agendamento. No agendamento devem ser informados os BL's que serão liberados, caso conste algo de errado no memorando nosso time irá retornar para a pessoa que fez o agendamento. Manual de como fazer o agendamento

    Levar para a retirada o Memorando e cópia da procuração ou Contrato Social caso ainda não tenham arquivados com nosso time. 

Liberação de Seawaybill e Originais no destino         

        A emissão de SWB ou Express Release e impressão de originais no destino deve ser informada por ocasião do envio da Instrução do BL (draft) e será enviado automaticamente para os e-mails cadastrados após a confirmação do pagamento de todas as taxas prepaid e frete. No caso de SWB será no formato de SWB e no caso de impressão no destino, o local de impressão constará o pais de destino. 

Você pode obter maiores informações sobre opções de liberação consultando nosso procedimento para pagamento. E caso ainda não esteja cadastrado, solicite atualização para nosso time de Customer service.

  • Importante: Alguns países restringem a utilização destas modalidades de liberação. Consulte nossa equipe de atendimento em caso de dúvidas.
  • Recibos: Paga pagamento via Boleto não enviamos recevido. Para pagamento via deposito, o sistema emitirá o recibo com base no total do depósito e descriminará todos as faturas envolvidas neste total. Notar que o sistema não emitirá recibo separado por reserva, caso estes tenham sido pagos dentro de um mesmo depósito. Portanto, caso necessitem de recibos por reserva, devem ser efetuados depósitos separados. Pagamentos via Boleto não são emitidos recibos. 

A fim de cumprir com as exigências da NR 29, a qual foi regulamentada pela Resolução Nº 65 / 2021 da ANTAQ (Agência Nacional de Transportes Aquaviários), é obrigatório a apresentação dos documentos abaixo relacionados para a descarga de cargas perigosas (IMO) de importação, nos portos brasileiros:

Será obrigatório a entrega na agencia do respectivo porto de descarga até no máximo 72 horas úteis anterior a data da chegada do navio, dos seguintes documentos devidamente preenchidos:

- Anexo VII em Português ou formulário internacional equivalente (Multimodal Dangerous Goods Form (MDGF);

- Anexo VIII (ou a FISPQ desde que esteja no mesmo padrão) em Português;

Observação: Afalta de apresentação destes documentos poderá impedir a descarga e prejudicar a operação do navio, sendo que neste caso, todos os custos decorrentes serão de responsabilidade do importador / consignatário da carga.

O rastreamento dos navios e detalhes do terminal de operação em cada porto estão disponíveis em nosso site. 

  • As transmissões são feitas 96 horas úteis antes da chegada do navio ao primeiro porto brasileiro.
  • Em caso de dúvidas entre em contato por email com nosso time de Customer Service  Importação.
  • Para maiores informações sobre o Siscomex Carga acesse o site da Receita Federal.
  • A correção de BL deve ser solicitada pelo embarcador à Hapag Lloyd porto de origem.
  • Para retificação de CE Mercante, encaminhe sua solicitação por email para análise do nosso time de Customer Service  Importação
  • Importante: Em alguns casos poderão ser solicitados Termos de Responsabilidade com relação a eventuais penalidades aplicadas por autoridades brasileiras e/ou internacionais assim como custos de correções.

As notificações de chegada são enviadas para o endereço eletrônico cadastrado em nosso sistema 5 dias antes da chegada do navio. Se você não recebeu o documento, ou quer solicitar a atualização de cadastro entre em contato por email com nosso time de Customer Service  Importação, telefone 4090-1555.

  • As faturas contendo valores de frete e taxas são enviadas para o endereço eletrônico cadastrado em nosso sistema 5 dias antes da chegada do navio.
  • É possível enviar as faturas para múltiplos endereços, permitindo que todas as partes envolvidas no processo recebam o documento.
  • Caso você não receba, ou queira solicitar atualização de cadastro, favor entrar em contato com nosso time de Customer Service  Importação.
  • Você também pode baixar as faturas diretamente do nosso site, mediante cadastro prévio.
  • O pagamento é feito via Boleto através do Pay Hapag.
  • As taxas de câmbio são disponibilizadas todos os dias as 10:30 hs na área local do nosso site.
  • Importante: Os pagamentos são conciliados em até 24horas úteis após o pagamento do boleto.
  • Para detalhes sobre horários de atendimento e formas de retirada dos documentos por favor contate nosso escritório local.

A liberação da carga ocorrerá após a conciliação do pagamento e a apresentação de uma via do BL Original (que será retida)  ao nosso escritório local.

Para bls em que conste a cláusula de demurrage, a entrega do termo de devolução está isenta. Caso a cláusula de demurrage não conste no bl, gentileza providenciar o termo de devolução.

Liberação de BL no destino 

Para consultar se a origem concedeu autorização para liberar o BL no Brazil é necessário consultar a planilha disponivel em nosso site. 

Os BL´s Originais devem ser retirados em nosso representante local somente se houver a confirmação na planilha indicada acima e após a confirmação do pagamento das taxas collect e frete.    

 O Agendamento para retirada em Agências Rochamar deve ser feito através do site do agendamento. No agendamento devem ser informados os BL's que serão liberados, caso conste algo de errado no memorando nosso time irá retornar para a pessoa que fez o agendamento.  Manual de como fazer o agendamento   

Levar para a retirada o Memorando e cópia da procuração ou Contrato Social caso ainda não tenham arquivados com nosso time. 

 

 

 

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