Comment gérer la réservation en ligne de conteneurs en 7 étapes
La réservation analogique de conteneurs peut prendre beaucoup de temps et présente un risque d’erreurs. Lisez cet article pour savoir comment réserver en ligne facilement un conteneur en 7 étapes.
Sommaire
Quels sont les avantages de la réservation en ligne de conteneurs ?
Il n’y a pas si longtemps, les entreprises devaient recourir à des méthodes lourdes et moins numériques pour transporter leur fret : appels téléphoniques, e-mails ou même fax qui signifiaient que la communication pouvait prendre non seulement des heures, mais aussi des jours. Cela prend du temps, mais c’est aussi une source d’erreurs.
Ces dernières années, la réservation de conteneurs est devenue de plus en plus numérique. La réservation en ligne de conteneurs réduit non seulement les canaux de communication nécessaires, mais les clients comme vous reçoivent également une offre ferme en temps réel. Cela permet une plus grande transparence, une plus grande flexibilité et une disponibilité constante.
7 étapes : Comment fonctionne la réservation en ligne de conteneurs ?
La réservation de conteneurs en ligne peut encore être déroutante au début, car il existe plusieurs options. Cependant, en sept étapes et avec les bons outils à portée de main, la réservation peut être réalisée en un rien de temps.
Étape 1 - Vérifier les horaires
Avant de réserver un conteneur en ligne, vous devez vérifier les différents horaires. Par exemple, un navire se rend-il au port de destination à l’heure souhaitée ou y a-t-il un transbordement ?
Lors de la recherche, il est important de tenir compte des exigences en matière de cargaison : un conteneur standard de 20 ou 40 pieds est recommandé pour les cargaisons sèches, tandis qu’un conteneur frigorifique est recommandé pour les denrées alimentaires, les produits chimiques ou les produits pharmaceutiques. Consultez nos offres de conteneurs.
Étape 2 - Obtenir un devis
Une fois que l’horaire et les besoins en conteneurs ont été déterminés, l’étape suivante consiste à obtenir des devis de fret et à comparer les conditions. Le tarif dépend de la destination, du poids et du type de marchandises que vous souhaitez expédier.
Si vous réservez votre conteneur en ligne avec Hapag-Lloyd, vous pouvez calculer le taux de fret jusqu’à 20 conteneurs en quelques secondes à l’aide de nos outils de cotation Quick Quotes et Quick Quotes Spot.
Étape 3 - Effectuer une réservation
Une fois le taux de fret calculé, les conteneurs peuvent être réservés soit par l’intermédiaire de transitaires, soit directement auprès de la compagnie maritime. La réservation de conteneurs en ligne présente de nombreux avantages : Outre la possibilité d’enregistrer les demandes de réservation sous forme de brouillon pour les modifier ultérieurement, les opérateurs bénéficient d’une visibilité totale, de modèles pour les chargements et les itinéraires récurrents, ainsi que de la possibilité d’effectuer rapidement des modifications ou des annulations à l’aide d’un formulaire en ligne.
L’outil Réservation de Hapag-Lloyd vous guide en quelques étapes à travers l’ensemble du processus de réservation de conteneurs, y compris la planification, le chargement, l’équipement et la vérification de tous les détails nécessaires.
Étape 4 - Compléter la VGM et les instructions d’expédition
Après avoir suivi les trois premières étapes, les opérateurs doivent fournir des informations importantes sur le transport, telles que les coordonnées du destinataire, de l’expéditeur et de l’enlèvement, ainsi que le type de cargaison, le nom de l’expéditeur, le nombre de conteneurs et les instructions de réservation. Ces informations peuvent être facilement transmises par le biais d’outils numériques tels Shipping Instructions dans la Online Business Suite de Hapag-Lloyd.
Depuis juin 2016, l’OMI (Organisation maritime internationale) interdit le chargement d’un conteneur fermé sans vérification correspondante du poids brut. La transmission des données VGM (Masse brute vérifiée) est donc essentielle pour la réservation des conteneurs.
Grâce à la solution numérique VGM, Hapag-Lloyd permet à ses clients de transmettre simultanément les données relatives à cinq conteneurs. Les importateurs et les exportateurs peuvent soumettre les informations suivantes :
- numéro de réservation,
- numéro de conteneur,
- poids confirmé,
- unité de poids,
- signature et
- ligne maritime
en ligne. L’outil remplace la transmission par e-mail et indique les conteneurs pour lesquels les informations VGM sont encore manquantes.
Étape 5 - Gestion du B/L
L’une des dernières étapes du processus de réservation d’un conteneur est le Connaissement (B/L). Il s’agit d’un document de transport important qui sert de reçu, de contrat de transport et de preuve de propriété des marchandises transportées, et dans certains cas, de bien plus encore. Les informations sont tirées des instructions d’expédition mais doivent être vérifiées et ajustées si nécessaire.
Si toutes les informations sont correctes, le B/L est soumis. En cas de divergences, il peut également être facilement ajusté en ligne en utilisant notre outil B/L Draft Approval dans la Online Business Suite.
Étape 6 - Suivre vos expéditions
Dans le meilleur des cas, les marchandises sont déjà en route et vous pouvez suivre vos conteneurs en temps réel tout au long du voyage grâce à des solutions numériques. L’outil Live Position de Hapag-Lloyd offre une nouvelle transparence sur l’ensemble du trajet multimodal. Grâce aux dispositifs IoT attachés à nos conteneurs, vous obtenez des mises à jour de localisation en temps réel (que vos conteneurs soient transportés par bateau, par rail ou par camion) et vous pouvez voir l’emplacement exact sur une carte détaillée.
Étape 7 - Clôture de la réservation du conteneur
Lorsque les marchandises arrivent au port de destination, le processus d’expédition n’est pas encore terminé. Vous devrez peut-être encore vous occuper du dédouanement, des factures et des frais de détention et de surestaries (D&D). Des outils en ligne sont désormais disponibles pour permettre d’accéder à toutes les informations et de gérer toutes les procédures de suivi nécessaires de manière pratique en ligne.
Une réservation de conteneurs efficace
Contrairement aux processus de réservation analogiques, la réservation en ligne de conteneurs se caractérise par sa rapidité, la disponibilité de toutes les informations pertinentes 24h/24 et 7j/7, la transparence et l’élimination des canaux de communication inutiles. Aujourd’hui, tous les aspects de la réservation d’un conteneur peuvent se faire en ligne en quelques étapes seulement : De l’obtention d’un devis à la réservation, en passant par le suivi.
En tant que client, prestataire de services logistiques ou employé d’une compagnie maritime, vous n’êtes pas le seul à profiter de la numérisation des processus de réservation, l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement en bénéficie également.